Er komt veel op je af wanneer de juridische entiteit van je organisatie wijzigt. Hiervan is sprake bij wijziging van rechtsvorm (bijv. van eenmanszaak of VOF naar BV) of bij overdracht van de onderneming aan een andere organisatie of bij een fusie. ZilliZ helpt je middels deze factsheet op weg met de inrichting in ZilliZ. Dit instructieblad betreft klanten die een abonnement voor ZilliZ hebben, in combinatie met de ZilliZ berichtenapp.
Zie hieronder de schematische weergave van de stappen die je moet doorlopen. Volg de stappen één voor één om niets over het hoofd te zien. Je ziet in blauw de acties die door jou worden uitgevoerd. In groen de acties van ZilliZ. Tip: Print deze factsheet uit en streep in dit schema de vakjes door die je hebt afgehandeld.
1. KVK
De wijziging van entiteit verwerk je bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Zorg dat je het KVK-uittreksel opslaat, deze heb je later nodig.
2. Wijziging van gegevens doorgeven aan ZilliZ
Bij wijziging van de entiteit, moet de ZilliZ omgeving ook op de nieuwe entiteit overgezet worden. Als dit niet gedaan wordt, is er geen geldende Verwerkersovereenkomst meer. Om de ZilliZ omgeving over te laten zetten naar een nieuwe juridische entiteit, stuur je een mail naar info@zilliz.nl. Hierin geef je alleen aan wat je oude organisatienaam en rechtsvorm is en wat je nieuwe organisatienaam en rechtsvorm is of wordt. Je ontvangt dan instructies voor het aanleveren van de noodzakelijke gegevens en de verdere werkwijze.
3. Vektis
Wanneer een onderneming van rechtsvorm verandert, dan wijzigt ook je KvK-nummer. Omdat Vektis geen KvK-nummers kan wijzigen in een AGB-registratie, wordt je AGB-registratie automatisch beëindigd. Je moet dan dus een nieuwe AGB-code aanvragen voor je onderneming. Dat doe je hier: https://www.vektis.nl/agb-register/agb-code-aanvragen
Vermeld bij het doen van de aanvraag dat het om een rechtsvormwijziging gaat.
Na ontvangst van de nieuwe AGB-code controleer je of de juiste kwalificaties staan geregistreerd. Als je hulp nodig hebt dan kun je terecht op de support-pagina van Vektis: https://www.vektis.nl/support
4. VECOZO
Aanmelding
Volg de tien stappen van de aanmeldprocedure van VECOZO. Tijdens de aanmeldprocedure van VECOZO ga je langs verschillende schermen. Eén van die schermen (stap 8) is mijn diensten. Wanneer je alles bij Vektis juist hebt ingesteld, moet je hier het volgende zien staan:
- Jeugdwet-berichtenverkeer
- Wmo-berichtenverkeer
Indien dit niet het geval is, pas dan eerst je Vektis inschrijving aan voordat je verder gaat.
Let op: registratie met de ZilliZ berichtenapp (stap 3) is alleen mogelijk via de browsers Google Chrome, Edge of Mozilla Firefox. Het persoonlijke certificaat van VECOZO moet daarom gekoppeld worden aan Chrome, Edge of Firefox.
Controleren e-mailadres
Het e-mailadres wat je in VECOZO hebt staan bij het certificaat van je nieuwe AGB-code, zal de gebruikersnaam worden waarmee je in de ZilliZ berichtenapp kunt inloggen. Let dus op: Het oude en nieuwe berichtenapp-account kunnen niet dezelfde gebruikersnaam (en dus e-mailadres bij VECOZO) hebben.
- Ga na wat het e-mailadres is waarmee je op je bestaande berichtenapp-account inlogt
- Het e-mailadres dat geregistreerd is bij je nieuwe VECOZO certificaat moet een ander e-mailadres zijn. Controleer dit als volgt en wijzig indien nodig : Wanneer je bent ingelogd op je VECOZO certificaat kun je rechtsboven in de navigatiebalk op je gebruikersnummer van het certificaat klikken. Kies vervolgens voor ‘Mijn gegevens’, ‘Algemene instellingen’ en dan voor ‘E-mailadres wijzigen’.
Het resultaat moet zijn:
Account A: E-mailadres A in zowel de VECOZO-omgeving als het gekoppelde ZilliZ berichtenapp-account
Account B: E-mailadres B in zowel de VECOZO-omgeving als het nog aan te maken tweede berichtenapp-account.
Toestemmingsverklaring toevoegen
Met toestemmingsverklaringen geef je VECOZO toestemming om berichten uit te wisselen met de ZilliZ berichtenapp. Zonder deze toestemmingsverklaring kun je straks geen berichten verzenden en ontvangen in de berichtenapp.
- Log in op de website van VECOZO.
- Klik rechtsboven in de navigatiebalk op het gebruikersnummer van jouw persoonlijke certificaat (veertiencijferig gebruikersnummer onder je naam). Ga naar: Mijn gegevens > Algemene instellingen > Mijn externe toestemmingsverklaringen > Voeg toestemmingsverklaring toe.
- Voor Jeugdwet berichtenverkeer voeg je deze twee toestemmingsverklaringen toe:
- Jeugdwet declaraties
- VSP-JW (voor alle berichtenverkeer uitgezonderd declaraties)
- Voor Wmo berichtenverkeer voeg je deze twee de toestemmingsverklaringen toe:
- Wmo declaraties
- VSP-WMO (voor alle berichtenverkeer uitgezonderd declaraties)
- Kies bij Type instantie: Tussenpartij software.
- Kies bij Geeft toestemmingsverklaring aan: Landmerc B.V.
Onderstaande afbeelding illustreert een account waarvoor zowel WMO als JW berichtenverkeer via de Berichtenapp verloopt.
Voor meer ondersteuning: VECOZO legt hier met screenshots uit hoe een externe toestemmingsverklaring inregelt en voor vragen hierover kun je contact opnemen met VECOZO.
5. Nieuwe berichtenapp-account
- Open de browser waarin je VECOZO-certificaat is geïnstalleerd en ga naar kennisbank berichtenapp
- Klik op Registreren met VECOZO;
- Volg de stappen op het scherm voor de iDeal betaling. De kosten voor de eerste periode voldoe je direct en hiermee geef je ook de machtiging af om elke 31 dagen de abonnementskosten af te laten schrijven.
- Kies een wachtwoord.
- Vul je persoonlijke gegevens aan. Je bent nu een geregistreerd gebruiker van de ZilliZ berichtenapp. Om de berichtenapp te gaan gebruiken log je in met je e mailadres en wachtwoord. (dus nu niet meer via registreren met VECOZO. Dit is alleen de eerste keer voor de registratie nodig)
Verdere info over de berichtenapp vind je via de berichtenapp kennisbank.
6. Contact met de gemeente(s)
Indien er lopende toewijzingen zijn die je wilt overzetten naar de nieuwe AGB code, neem je nu contact op met de gemeente(s) over alle lopende toewijzingen op de oude AGB code en laat deze afsluiten. Let op: dit doe je pas nadat stap 1 t/m 5 zijn doorlopen! Doorgaans stuurt de gemeente dan voor alle cliënten een nieuw 301-bericht met een gewijzigde einddatum. Vaak vraagt de gemeente ook nog van je om op de afgesloten 301-berichten een stopbericht te versturen. Dat doe je dan vanuit je oude berichtenapp-account.
Laat vervolgens de gemeente de nieuwe toewijzingen sturen op de nieuwe AGB met het resterende volume waar je nog recht op had. De nieuwe toewijzingen zullen vervolgens binnenkomen in je nieuwe account van de ZilliZ berichtenapp. Je verstuurt voor die toewijzingen een startbericht (zoals gebruikelijk na ontvangst van een nieuwe 301).
7. Zakelijke gegevens in ZilliZ wijzigen
- Ga naar module P&O > Organisatie > Hoofdvestiging en pas de gegevens aan. Voeg hier ook de AGB-code toe.
- Ga naar Contracten > Beheer documenten > PDF header en footer. Mogelijk zijn hier gegevens die gewijzigd moeten worden.
- Controleer of de gegevens op de documentsjablonen aangepast moeten worden via Contracten > Beheer documenten > Documentsjablonen
- Wijzig de gegevens in module Administratie waar nodig. Denk aan: Administratie > Instellen > Factuursjabloon en Factuur mailteksten
AGB-code wijzigen
Je bepaalt zelf het moment waarop je de hoofd AGB-code in ZilliZ wijzigt. Je kunt dit ook later in het proces doen als je de oude AGB-code nog een tijdje als hoofd AGB-code ingesteld wilt houden. Twijfel je over de geschikte volgorde, neem dan contact op met support via support@zilliz.nl.
8. Raamovereenkomsten
Met het oog op productieverantwoording en financiële overzichten, maak je nieuwe raamovereenkomsten aan voor de nieuwe AGB-code. Je gaat immers een nieuw contract aan met de gemeenten of het zorgkantoor. Dit moet je in je administratie kunnen terugzien. Daarnaast is dit ook nodig als je later bijvoorbeeld een creditfactuur wilt versturen op de oude AGB-code. Je kunt op deze manier beide AGB-codes naast elkaar blijven gebruiken.
Bestaande raamovereenkomsten
Zodra je de AGB-code hebt gewijzigd bij module P&O > Organisatie > Hoofdvestiging dan moet je de bestaande raamovereenkomsten aanpassen. Zorg dat je in de titel duidelijk maakt wat de einddatum van de ROK is. Vul de afwijkende (oude) AGB-code in en sla op.
Nieuwe raamovereenkomsten
In veruit de meeste gevallen kun je de bestaande raamovereenkomsten kopiëren (inclusief de tarieven), dat scheelt veel handwerk.
Nadat je op de kopieerknop hebt geklikt kun je nog enkele gegevens wijzigen. Na opslaan kan dat niet meer, dus let goed op! Geef de raamovereenkomst een unieke en herkenbare naam. Zorg dat je de nieuwe AGB-code selecteert. Maak ook een nieuwe debiteur aan.
Voor de jaarlijkse productieverantwoording naar de gemeente is het nodig om de nieuwe raamovereenkomst ook aan een nieuwe debiteur te koppelen. Bijv. ‘Gemeente Beuningen WMO-nieuw’. Dit doe je indien de gemeente een productieverantwoording per AGB-code van je nodig heeft. Denk er dus goed over na hoe je dit gaat doen, om niet later voor verrassingen te komen te staan.
9. Zorgtoekenningen
De zorgtoekenningen van cliënten staan nu nog gekoppeld aan de oude raamovereenkomst. Geef de zorgtoekenningen de juiste einddatum, die overeenkomt met de einddatum op de beëindigde 301-toewijzing. Vervolgens voeg je een zorgtoekenning toe die je koppelt aan de nieuw aangemaakte raamovereenkomsten. Voeg hieraan budgetten toe voor de nieuwe toewijzingsnummers.
Voor uitleg over zorgtoekenningen, zie instructiebladen ‘ZilliZ berichtenapp – Inrichting en gebruik ZilliZ’ en ‘1c Toekenningen’
Oude berichtenapp-account
Je declareert vanuit het oude account voor de periodes waarin de 301-toewijzingen nog geldig zijn. Dus als de gemeente alle toewijzingen bijvoorbeeld heeft beëindigd per 31-01-2024, kun je alle declaraties betreffende periodes t/m de maand januari vanuit de oude berichtenapp versturen.
Wanneer het berichtenverkeer op je oude AGB-code volledig afgerond is en alle retourinformatie is ontvangen, kun je het ZilliZ Berichtenapp account van je oude AGB-code opzeggen. Je mag het account van je oude AGB-code actief houden zolang je wilt. Je zult dan echter ook abonnementskosten voor dit account blijven betalen. Voordat je het oude ZilliZ berichtenapp account opzegt, sla je eerst alle berichten (met name 301 en 323 berichten) op als PDF voor je eigen administratie. Vergeet ook je facturen niet te downloaden, die vind je bij Account > facturen. Wanneer je alles hebt afgehandeld en wilt opzeggen ga je naar Berichtenapp> Account> instellingen. Onderaan deze pagina staat de rode knop: ‘account per direct opzeggen’. Je wordt dan meteen uitgelogd.
Heb je twijfel over wat het juiste moment is om op te zeggen, neem dan contact op met support via support@zilliz.nl.
Aandachtspunt WTZA
Wist je dat je met een ander KvK-nummer voor de Wtza een nieuwe zorgaanbieder bent?
Denk er aan dat je dan opnieuw aan de Wtza-meldplicht moet voldoen. De melding bij de IGJ moet 3 maanden vóór de start plaatsvinden. Zie meer: https://www.toetredingzorgaanbieders.nl/