Wat is een ECD?

Bij ZilliZ maken we een ECD voor de kleinschalige zorg. Maar wat is een ECD precies? En wat zijn de voor- en nadelen? In dit artikel leggen we het uit.

Wat is een ECD (Elektronisch Cliënten Dossier)

ECD staat voor Elektronisch Cliënten Dossier. Een ECD is een digitaal systeem dat jou als zorgprofessional helpt bij het registreren van het zorgproces en de afhandeling van de zorgadministratie.

Met de ZilliZ software registreer je alles wat je nodig hebt tijdens het gehele zorgproces. Dus vanaf het eerste contact en het intakegesprek, tot de cliënt uit zorg gaat. Denk hierbij aan rapporteren, declareren en factureren. Maar je kunt via een ECD ook standaard protocollen vastleggen of communiceren met betrokken familieleden.

De termen ‘ECD’ en ‘zorgdossier’ worden nog wel eens door elkaar gebruikt. Wat ons betreft is het zorgdossier het dossier van de cliënt met de persoonlijke gegevens, voorkeuren, rapportages en registraties omtrent het zorgproces. Het ECD omvat zowel het zorgdossier als de overige zorgadministratie zoals urenadministratie, facturatie of personeelsmanagement.

Care & Cure

Een ECD gebruik je in de care-sector Het woord ‘care’ staat voor de doelstelling van de zorg: niet het genezen, maar het verplegen en verzorgen staat voorop. Denk bijvoorbeeld aan gezinshuizen, dagbesteding of zorgboerderijen.

In de cure-sector staat genezen voorop, denk aan ziekenhuizen of klinieken. In de cure-sector maakt men gebruik van een EPD: Elektronisch Patiënten Dossier.

Wat staat er in een zorgdossier?

Iedere cliënt heeft zijn eigen zorgdossier. Het verschilt per ECD hoe dat er precies uit ziet, maar over het algemeen vind je er de volgende onderdelen in terug:

1. Persoonsgegevens van de cliënt

In elk zorgdossier houd je de persoonsgegevens van de cliënt bij. Zo zorg je dat alle zorgverleners op de hoogte zijn en hun zorg hierop af kunnen stemmen.

2. Gegevens van contactpersonen

Denk aan gegevens van familie, (huis)arts en andere behandelaars

3. Documenten

Bij het leveren van zorg zijn er belangrijke documenten vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de zorgovereenkomst en het zorg- en behandelplan. Deze documenten sla je op in het zorgdossier zodat ze voor alle betrokkenen inzichtelijk zijn.

4. Zorgafspraken

Samen met de cliënt of behandelaren maak je afspraken over hoe de zorg verleent moet worden. Deze leg je vast in het zorgdossier zodat alle zorgverleners op de hoogte zijn en hun zorg hierop af kunnen stemmen.

5. Rapportages en doelrapportages

In het zorgdossier houd je bij hoe de dag of zorgverlening is verlopen. Dit gebeurt in een rapportage. Wanneer er met een cliënt gewerkt wordt aan specifieke doelen, houd je de voortgang hiervan bij in een doelrapportage.

6. Evaluaties

Om te achterhalen of de zorgverlening naar wens gaat en de doelen behaald worden, vinden er evaluaties plaats. De resultaten van deze evaluaties zijn in te zien in het dossier zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn en hier rekening mee kunnen houden. 

Wat staat er nog meer in het ECD?

Zoals gezegd kun je in een ECD meer registreren dan alleen het zorgdossier. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van de administratie en de financiën. Maar ook kwaliteitsborging, medewerkersdossiers en contractbeheer kun je in hetzelfde ECD vastleggen.

Voor wie is het ECD?

Een ECD wordt het meest gebruikt door de zorgprofessional zelf, op de werkvloer. Maar de onderdelen voor bijvoorbeeld personeelsmanagement en kwaliteitsborging zijn voornamelijk nuttig voor collega’s die geen dagelijkse zorg leveren.

Daarnaast bevatten veel ECD’s een cliëntenportaal. Via deze route hebben alle betrokkenen toegang tot het zorgdossier. In dat geval zijn de gebruikers de mantelzorgers of (andere) familieleden.

Doordat je de dagelijkse zorg en de zorgregistratie verwerkt in het ECD, is het een mooi hulpmiddel bij de overdracht binnen een team. In sommige gevallen kun je het ook gebruiken om veilig tussen zorgprofessionals van verschillende instanties te communiceren.

Een ECD is dus meer dan alleen registratiesysteem, het dient dus ook als een communicatiesysteem tussen betrokken partijen. Doordat de informatie voor iedereen inzichtelijk en gelijk is, helpt het om effectief en efficiënt te communiceren.

ECD op maat

Er zijn veel wettelijke eisen en methodes om zorg te registreren. Waarschijnlijk zijn niet alle eisen en methodes voor jou van toepassing. Dit kan leiden tot een uitgebreid ECD met veel meer opties dan je nodig hebt. Al die extra opties kunnen de zorgrapportage onnodig ingewikkeld maken. Zeker als collega’s zich niet zo digitaal vaardig voelen. Het ZilliZ ECD is modulair opgebouwd. Dit betekent dat je er voor kunt kiezen om bepaalde modules wel of niet te laten zien. Zo zorg je ervoor dat je alleen de modules ziet die jij nodig hebt. Daarmee blijft het ECD overzichtelijk en intuïtief.

Vraag een demo aan

Ben je nieuwsgierig geworden en wil je het ZilliZ ECD in het echt bekijken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We laten je graag ons ZilliZ ECD zien en beantwoorden al jouw vragen. Zo ontdek je of het ZilliZ ECD ook bij jouw organisatie past.

De Wabvpz (Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg)

Het is een hele mond vol: de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg. De Wabvpz is een wet die veel invloed heeft op je plichten als zorgaanbieder. Het is daarom belangrijk om te weten op welke zorg deze wet van toepassing is en welke plichten erbij komen kijken. In dit artikel vertellen we je meer over de wet en hoe je deze wet in de praktijk goed toepast.

Voor wie is de Wabvpz?

De Wabvpz is van toepassing op alle zorg of dienstverlening die gefinancierd wordt vanuit de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg.

Rechten & plichten bij de Wabvpz

In de Wabvpz vind je de rechten van de cliënt als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens in de zorg. Deze rechten van de cliënt zorgen natuurlijk ook voor plichten voor jou als zorgaanbieder. Ook die vind je terug in deze wet. Hieronder zie je een samenvatting. Download voor een compleet overzicht deze factsheet van het ministerie van VWS. Daarin vind je alle rechten en plichten van de cliënt en de zorgaanbieder.

De cliënt

• De cliënt heeft het recht op gratis elektronische inzage in het zorgdossier of een gratis elektronisch afschrift van het dossier (via het ECD).
• De cliënt mag vragen om een overzicht van wie, wanneer, bepaalde informatie toe heeft gevoegd aan het zorgdossier en wie, wanneer, bepaalde informatie heeft ingezien.
• De cliënt heeft het recht om gegevens aan het zorgdossier toe te voegen.
• De cliënt heeft het recht om gegevens uit het zorgdossier te laten verwijderen/vernietigen.

De zorgaanbieder

• De zorgaanbieder stelt gegevens van de cliënt pas beschikbaar via een elektronisch uitwisselingssysteem, als de cliënt daar toestemming voor geeft.
• De zorgaanbieder geeft de cliënt informatie over zijn rechten bij elektronische gegevensuitwisseling.
• De zorgaanbieder heeft dossierplicht en is verplicht om alleen noodzakelijke gegevens in het zorgdossier op te nemen.
• De zorgaanbieder is verplicht om het zorgdossier up-to-date te houden.
• De zorgaanbieder is verplicht om de door hem bewaarde informatie, binnen 3 maanden na een verzoek van de cliënt te vernietigen.
• De zorgaanbieder is verplicht om te voldoen aan de eisen met betrekking tot de veiligheid van elektronische gegevensuitwisseling.
• De zorgaanbieder is verplicht tot het vragen van toestemming om gegevens te verstrekken uit het zorgdossier aan een andere behandelaar en/of vervanger van de hulpverlener.
• De zorgaanbieder is verplicht om acties en inzage in het elektronisch patiëntendossier vast te leggen, dit heet logging.

Wabvpz in de praktijk

De rechten en plichten uit de Wabvpz hebben invloed op je dagelijkse praktijk. In gesprekken met onze klanten worden de onderwerpen ‘inzage in het dossier’ en ‘logging’ het meest genoemd. Deze onderwerpen lichten we daarom verder toe.

Inzicht in het zorgdossier

‘Mogen jouw cliënten meelezen in hun zorgdossier?’ Wanneer wij deze vraag stellen aan een potentiële klant, merken we nog wel eens twijfel. We krijgen reacties als: “Nee, dat zie ik niet zitten, want dan zien ze ook al mijn aantekeningen.” Of: “Ja, ik weet dat dit de bedoeling is. Als de cliënt dit wil, dan kan ik wel wat printen.”

Sinds 1 juli 2020 hebben alle cliënten het recht op digitale inzage in hun cliëntdossier. Wanneer zij deze gegevens zelf willen ontvangen, hebben zij het recht dat dit op een veilige digitale manier gebeurt.

Als zorgaanbieder heb je de plicht om hieraan te voldoen. We horen regelmatig dat er gebruik wordt gemaakt van een beveiligde mail waarin de laatste rapportages en documenten naar de cliënt worden gestuurd. Ook horen we vaker de optie dat een cliënt een afspraak mag maken om op kantoor, achter de computer van de zorgaanbieder, in zijn of haar cliëntdossier te kijken. Of de optie dat de cliënt toegang krijgt tot de Cloud.

Cliëntlogin

Er zijn allerlei opties om toegang te verlenen. Maar, bij deze opties moet je als zorgaanbieder wel zelf in actie komen. Het is fijn om er minder omkijken naar te hebben. In dat geval is het aanbieden van een cliëntlogin een makkelijke en veilige manier om het cliëntdossier te delen. De cliënt kan 24/7 bij zijn of haar gegevens, zonder dat jij hiervoor extra in actie hoeft te komen.

Bij ZilliZ werken we ook met een cliëntlogin. Hierbij is het zelfs mogelijk om meerdere personen toegang te geven tot het cliëntdossier. Dit kan de cliënt zelf zijn, maar ook een cliëntvertegenwoordiger. Denk bijvoorbeeld aan een minderjarig kind dat in zorg is. In dat geval kun je de vader en de moeder een eigen login geven. Maar denk ook aan bijvoorbeeld een voogd of een mantelzorger.

Als zorgaanbieder bepaal je zelf welke tabbladen uit het cliëntdossier je zichtbaar maakt in de cliëntlogin. Dit kan bijvoorbeeld alleen het tabblad zijn met de rapportages, maar ook het tabblad met de documenten of het overzicht van de doelen.

Daarnaast kun je per rapportage of dossieritem aangeven of je deze intern wil houden of zichtbaar wil maken voor de cliënt. Dit is erg handig als een rapportage of een document nog niet definitief is. Wanneer het document af is, kun je het delen met de cliënt en/of vertegenwoordiger(s). Mocht je een akkoord van de cliënt nodig hebben, dan kun je het via de cliëntlogin van ZilliZ digitaal laten ondertekenen.

Logging

We hebben het nu vooral gehad over het delen van de informatie uit het cliëntdossier. Zoals je hebt gelezen, heeft de cliënt echter ook het recht om te weten wie er in zijn dossier heeft gekeken. Hier wordt niet vaak om gevraagd door cliënten. Maar aangezien hij of zij wel het recht heeft, is het belangrijk dat je hierop voorbereid bent. In ZilliZ wordt elke klik gerapporteerd. Je begrijpt dat dit een groot bestand is, maar op die manier kunnen we een overzicht maken van wie wat aan het dossier heeft toegevoegd en wie er in het dossier heeft gekeken.

De Wabvpz in het ECD van ZilliZ

Onze software biedt je handvatten om te voldoen aan je plichten volgens de Wabpvz. Met ons cliëntdossier zorg je dat jouw cliënten gebruik kunnen maken van hun rechten, zoals het recht op inzage en recht om iets te verwijderen of toe te voegen. Daarnaast helpt het ZilliZ ECD je om te voldoen aan je plichten als zorgaanbieder, zoals het veilig verzenden van informatie en het bijhouden van de logging. Het is eenvoudig in gebruik, veilig en zeer betaalbaar (all-in prijs). Bovendien helpen we je bij de installatie en zijn we bij vragen maar één telefoontje van je verwijderd.