Geplaatst op 01 jun 2022 door ZilliZ
Leestijd 5 minuten

Wat is een ECD?

Bij ZilliZ maken we een ECD voor de kleinschalige zorg. Maar wat is een ECD precies? En wat zijn de voor- en nadelen? In dit artikel leggen we het uit.

Betekenis ECD

ECD staat voor Elektronisch Cliënten Dossier Een ECD gebruik je in de care sector, denk bijvoorbeeld aan gezinshuizen, dagbesteding of zorgboerderijen. Misschien ben je bekend met de term EPD. Dit staat voor Elektronisch Patiënten Dossier. Dat is het systeem dat gebruikt wordt in bijvoorbeeld ziekenhuizen.

Software voor het hele zorgproces

Een ECD is een elektronisch dossier om de gegevens van cliënten in bij te houden. Het is een digitaal systeem dat jou als zorgprofessional helpt bij het registreren van het zorgproces en de afhandeling van de administratie.

Met deze software registreer je alles wat je nodig hebt tijdens het gehele zorgproces. Dus vanaf het eerste contact en het intakegesprek, tot de cliënt uit de zorg gaat. Denk hierbij aan rapporteren, declareren en factureren. Maar je kunt via een ECD ook standaard protocollen vastleggen of communiceren met betrokken familieleden.

Het verschilt per leverancier hoe je de software gebruikt. De meeste cliëntendossiers zijn goed te bereiken via een website, op bijvoorbeeld je computer of laptop. Vaak is er ook een app of snelkoppeling voor je tablet of telefoon. Handig voor op de werkvloer of als je op locatie werkt.

Voor administratie én communicatie

Iedere cliënt heeft zijn eigen dossier. Het verschilt per ECD hoe dat er precies uit ziet, maar over het algemeen vind je er de volgende onderdelen terug:

  • Behandel- en begeleidingsplan
  • Zorgafspraken
  • Rapportages en doelrapportages
  • Urenregistratie
  • Facturatie en administratie

Doordat je de dagelijkse zorg en de zorgregistratie verwerkt in het ECD, is het een mooi hulpmiddel bij de overdracht binnen een team. In sommige gevallen kun je het ook gebruiken om veilig tussen zorgprofessionals van verschillende instanties te communiceren.

Daarnaast hebben veel ECD’s ook een cliëntenportaal. Via deze route hebben alle betrokkenen toegang tot het dossier en de onderwerpen. Denk bijvoorbeeld aan mantelzorgers of (andere) familieleden. Het verschilt per cliëntendossier, maar vaak kun je als betrokkene via het cliëntenportaal ook communiceren met de zorgprofessionals.

Een ECD is dus niet alleen een registratiesysteem, maar ook een communicatiesysteem. Doordat de informatie voor iedereen inzichtelijk en gelijk is, helpt het om effectief en efficiënt te communiceren.

ECD-gebruikers

Een ECD wordt het meest gebruikt door de zorgprofessional zelf, op de werkvloer. Je voert er gemakkelijk het behandel- en begeleidingsplan in, of de registratie en overdracht van de dagelijkse zorg. Maar een ECD is ook nuttig voor collega’s die geen dagelijkse zorg leveren. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van de administratie en de financiën. Maar ook kwaliteitsborging, personeelsmanagement en contractbeheer kun je in hetzelfde systeem vastleggen.

De voordelen van een ECD

Vanuit de praktijk horen we dat een goed cliëntendossier je werk prettiger maakt. Het verlicht bijvoorbeeld de regeldruk en geeft je overzicht. Want waar je voorheen alles handmatig in Excel of Word verwerkt, staat het nu in één keer in één systeem. Dat gaat een stuk sneller en is minder foutgevoelig. Bovendien geeft het iedere gebruiker veel meer overzicht en kun je op elke plaats en tijd inzicht krijgen in het dossier.

Sommige cliëntendossiers geven signalen bij belangrijke gebeurtenissen in het zorgproces, zoals evaluatiemomenten. Als zorgprofessional mag je zelf kiezen wat je hiermee doet, maar een geheugensteuntje kan fijn zijn. Bovendien zijn alle onderdelen die je invoert in een ECD vaak zo geïntegreerd dat je ze niet dubbel in kan voeren. Daarmee heb je meteen je versiebeheer goed onder controle.

Daarnaast biedt een ECD meestal ruimte om standaarden, protocollen en meetinstrumenten in op te slaan. Zo kan iedereen die gemakkelijk en snel vinden. En ook hier maak je meteen gebruik van het versiebeheer.

Afwegingen bij het kiezen van een ECD

Er zijn veel wettelijke eisen en methodes om zorg te registreren. Dit kan leiden tot een uitgebreid ECD met veel meer opties dan je misschien nodig hebt. Al die extra opties kunnen zorgrapportage onnodig ingewikkeld maken. Zeker als collega’s zich niet zo digitaal vaardig voelen.

Daarnaast ben je met een ECD afhankelijk van de leverancier als het gaat om de functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid en de kosten. Hoewel de investering soms fors kan lijken verdiend een cliëntendossier zich vaak terug in de tijd die je ermee bespaart.

Kom een kijkje nemen

Ben je nieuwsgierig geworden en wil je wel eens een ECD in het echt bekijken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We laten je graag ons ZilliZ ECD zien en beantwoorden al jouw vragen. Zo ontdek je vanzelf of een ECD ook voor jouw organisatie handig is.