Geplaatst op 01 jul 2024 door ZilliZ
Leestijd 8 minuten

Wanneer heb je een ECD nodig in de zorg?

Een ECD (Elektronisch Cliënten Dossier) maakt je werk een stuk makkelijker en vaak is het zelfs verplicht. Afhankelijk van het soort zorg dat je verleent, moet je verantwoording afleggen. Hiervoor moet verleende zorg geregistreerd worden en heb je een zorgadministratie systeem nodig.

Als je zorg verleent, wil je belangrijke zaken over jouw cliënt vast kunnen leggen. In de praktijk werk je als zorgverlener vaak samen met collega’s en dan wil je ook elkaars rapportages lezen. Maar zelfs als je alleen zorg verleent, moet je een cliëntendossier bijhouden. De cliënt, of diens wettelijk vertegenwoordiger, heeft namelijk recht op digitale inzage in zijn/haar dossier. Deze digitale inzage kun je veilig regelen in het online cliëntendossier.

Kortom, het ECD helpt je om aan de registratie- en inzageverplichting te kunnen voldoen.

Verder kan het ZilliZ cliëntdossier jouw kwaliteitssysteem ondersteunen, kun je er sjablonen voor een zorgplan en andere documenten in maken en bevat het incidentmeldingen en een urenregistratie- en declaratiesysteem. Deze functies in het ZilliZ ECD maken jouw administratie makkelijker en geven overzicht.

De voordelen van een ECD in de zorg

Met ons elektronisch cliëntendossier kun je alle gegevens overzichtelijk en op één centrale plaats vastleggen. En dit voor een gunstig tarief met persoonlijke ondersteuning.

Het ZilliZ ECD is een compleet pakket dat alle genoemde functies bevat. Zo  kom je nooit voor verrassingen te staan. Wij ondersteunen Zorg in Natura vanuit de Jeugdwet, Wmo, Wlz en de Zvw (deels). Ook zorg via een PGB (Persoonsgebonden Budget), onderaanneming en andere ondersteuningsvormen worden in ZilliZ ondersteund.

Wanneer heb je een ECD nodig in de zorg?

Met een ECD registreer je snel en overzichtelijk alle belangrijke zaken over je cliënten. Werken met collega’s? Geen probleem! Iedereen kan elkaars zorgrapportages inzien. En ook als je alleen werkt, moet je een cliëntendossier bijhouden. In de volgende situaties is een ECD de oplossing!

Wanneer er behoefte is aan geïntegreerde zorg

Heb je te maken met meerdere zorgverleners voor een cliënt? Met een ECD coördineer je makkelijk tussen verschillende zorgverleners. Stel je voor: een cliënt krijgt zorg van een verpleegkundige, een ambulant begeleider en gaat ook naar de dagbesteding. Met ons ECD kunnen al deze professionals aan hetzelfde dossier werken. Zo ziet iedereen de meest recente rapportages en kan er efficiënt samengewerkt worden. De cliënt en zijn wettelijk vertegenwoordiger kunnen ook zelf hun dossier inzien via de cliënt login. Dit zorgt voor transparantie en betere communicatie.

Bij de behoefte aan continuïteit van zorg

Continuïteit is cruciaal in de zorg. Met een ECD zorg je ervoor dat alle informatie altijd up-to-date en toegankelijk is. Denk aan het instellen van reminders in het ECD die je helpen belangrijke taken op tijd uit te voeren. Zo staat alles wat je nodig hebt direct op je startscherm en kan je zorgverlening zonder onderbrekingen doorgaan. Een goed ingericht ECD ondersteunt je bij het leveren van consistente zorg, zodat je cliënten altijd de juiste zorg krijgen.

Voor het verbeteren van zorgkwaliteit

Wil je de zorgkwaliteit verbeteren? Een ECD kan hierbij een rol spelen. In ons ECD kun je bijvoorbeeld kwaliteitsdocumenten en -processen vastleggen. Ook is er ruimte voor het registreren van incidenten zoals val- of medicatie-incidenten. Met de MIC en MIM modules in ZilliZ kun je deze meldingen monitoren en maatregelen nemen om herhaling te voorkomen. Zo werk je continu aan het verbeteren van de zorg.

Voor administratieve efficiëntie

Wil je minder tijd kwijt zijn aan administratie? Een ECD helpt je daarbij. Geen papieren rompslomp meer, alles digitaal en overzichtelijk op één plek. Met ZilliZ kun je zowel groepsrapportages maken als per individu. Gaat het om ambulante rapportages, waarbij zorg 1-op-1 wordt gegeven, dan kun je zelfs direct een urenverantwoording bijhouden. Zo werk je efficiënter en houd je meer tijd over voor je cliënten.

Bij wettelijke en reglementaire eisen

De zorg kent veel wetten en regels waar je aan moet voldoen. Een ECD helpt je hierbij. Sinds 2020 moet je cliënten digitaal inzage kunnen geven in hun dossier. Met de cliënt login van ZilliZ regel je dit eenvoudig en veilig. Ook voor de AVG is een ECD handig: alle privacygevoelige gegevens leg je centraal vast en kun je veilig uitwisselen met gemeenten, zorgkantoren of zorgverzekeraars. En als je gegevens aan het CBS of andere instanties moet aanleveren, kan dit vaak direct vanuit ZilliZ. Zo blijf je altijd compliant.

De noodzaak van een ECD in de zorg

Om Wlz (via Zorg in Natura) of gecontracteerde Zvw-zorg te declareren, is een ECD noodzakelijk voor het verplichte berichtenverkeer.

Of je voor andere zorg verplicht bent om met een elektronisch cliëntdossier te werken, is niet eenvoudig te beantwoorden. Vanuit de wet die stelt dat je als zorgverlener in staat moet zijn om digitaal inzage te kunnen geven  in een zorgdossier, zou je deze vraag met JA beantwoorden. Een zorgdossier via e- mail versturen kan je echter ook als ‘digitale inzage’ uitleggen. In dat geval ben je vanuit de privacywetgeving verplicht om rapportages beveiligd te mailen. Bij inzage via ZilliZ blijft het dossier in het online cliëntdossier staan. Dit is dus de veiligste optie.

Voor een Zorg in Natura contract volgens de Jeugdwet of Wmo, stellen de meeste gemeenten inmiddels ook het werken met ECD verplicht. Hetzelfde geldt wanneer je zorg verleent waarvoor een registratieplicht geldt, zoals bijvoorbeeld Incidentmeldingen of Gedwongen zorg onder de Wet Zorg en Dwang. Dan heb je een elektronisch cliëntdossier nodig voor de registratie en de rapportages.

Aan de slag met het ECD van ZilliZ

Als zorgverlener ben je natuurlijk het liefst met je cliënten bezig. Bij ZilliZ begrijpen we dit als geen ander. Daarom helpen we jou met de inrichting van jouw cliëntdossier. We doen dit door te bespreken op welke wijze je werkt, wat je belangrijk vindt of wat voor jou nodig is en welke wensen je hebt. Aan de hand hiervan richten we jouw ZilliZ omgeving in.

Na het geven van de opdracht hebben we een belafspraak. Hierin stellen we de vragen die nodig zijn voor een juiste inrichting van jouw ECD. Als wij alle informatie compleet hebben, leveren we jouw online cliëntdossier binnen 10 tot 15 werkdagen op.

Omdat het belangrijk is dat je zelf direct goed in het ECD gaat werken, helpen we je op weg met een opstarttraining. Zodra je de inloggegevens van jouw ZilliZ omgeving hebt, plannen we de afspraak hiervoor in.

Hierna kun je bij vragen een beroep doen op de uitgebreide helpinformatie, onder andere video-instructies over alle mogelijke onderwerpen, en onze ondersteuning via de mail of telefonisch.

Meer weten over het ZilliZ ECD?

Wanneer je besluit dat je met een ECD gaat werken,  plan dan een online demo in of vraag de Videodemo of een offerte aan.

ZilliZ is aantrekkelijk geprijsd! Doordat het abonnement uit een vast bedrag en een bedrag per cliënt in zorg bestaat, zijn de maandelijkse kosten bij weinig cliënten relatief laag.

Uiteraard voldoet ZilliZ aan de kwaliteitseisen die voor een ECD in de zorg gelden. ZilliZ voldoet aan de privacy-wetgeving en is onder andere NEN 7510 gecertificeerd.

Inmiddels werken ruim 33.000 zorgmedewerkers met veel plezier in ZilliZ! Ben jij al overtuigd?