Geplaatst op 04 aug 2022 door ZilliZ
Leestijd 7 minuten

De Wabvpz: Mogen jouw cliënten meelezen in hun cliëntdossier?

Wanneer wij deze vraag stellen aan een potentiële klant, merken we nog wel eens twijfel. We krijgen reacties als: “Nee, dat zie ik niet zitten, want dan zien ze ook al mijn aantekeningen.” Of: “Ja, ik weet dat dit de bedoeling is. Als de cliënt dit wil, dan kan ik wel wat printen.”

De reden dat we dit bespreken is dat sinds 1 juli 2020 alle cliënten het recht hebben op digitale inzage in hun cliëntdossier. Wanneer zij deze gegevens zelf willen ontvangen, hebben zij het recht dat dit op een veilige digitale manier gebeurd. Daarnaast heeft de cliënt ook het recht om te weten wie er iets heeft gewijzigd in zijn dossier en wie het dossier heeft ingezien. Dat noemen we de logging.

Dit vraagt wel wat van jou als zorgaanbieder. Want hoe houd je dit bij? En hoe bied je dit alles digitaal aan? In dit artikel vertellen we je meer over de wet waar deze rechten en plichten in staan en hoe je dit in de praktijk goed aanpakt.

Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz)

Het is een hele mond vol, maar de Wabvpz is een wet die veel invloed heeft op je plichten als zorgaanbieder. Het is daarom belangrijk om te weten op welke zorg deze wet van toepassing is.
De Wabvpz is van toepassing op de zorg of dienst vanuit de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg.

De rechten van de cliënt

In deze wet staat wat de rechten van de cliënt zijn als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder zie je een samenvatting:

  • De cliënt heeft het recht op gratis elektronische inzage in het dossier of een gratis elektronisch afschrift van het dossier.
  • De cliënt mag vragen om een overzicht van wie, wanneer, bepaalde informatie toe heeft gevoegd aan het dossier en wie, wanneer, bepaalde informatie heeft ingezien.
  • De cliënt heeft het recht om gegevens aan het dossier toe te voegen.
  • De cliënt heeft het recht om gegevens uit het dossier te laten verwijderen/vernietigen.

Jouw plichten als zorgaanbieder

Deze rechten van de cliënt zorgen natuurlijk voor plichten van jou als zorgaanbieder. We geven je hieronder een samenvatting van die plichten.

  • De zorgaanbieder stelt gegevens van de cliënt pas beschikbaar via een elektronisch uitwisselingssysteem, als de cliënt daar toestemming voor geeft.
  • De zorgaanbieder geeft de cliënt informatie over zijn rechten bij elektronische gegevensuitwisseling.
  • De zorgaanbieder heeft dossierplicht en is verplicht om alleen noodzakelijke gegevens in het dossier op te nemen.
  • De zorgaanbieder is verplicht om het dossier up-to-date te houden.
  • De zorgaanbieder is verplicht om de door hem bewaarde informatie, binnen 3 maanden na een verzoek van de cliënt te vernietigen.
  • De zorgaanbieder is verplicht om te voldoen aan de eisen met betrekking tot de veiligheid van elektronische gegevensuitwisseling.
  • De zorgaanbieder is verplicht tot het vragen van toestemming om gegevens te verstrekken uit het dossier aan een andere behandelaar en/of vervanger van de hulpverlener.
  • De zorgaanbieder is verplicht om acties en inzage in het elektronisch patiëntendossier vast te leggen, dit heet logging.

Download voor een compleet overzicht dit factsheet van het ministerie van VWS. Hierin vind je alle rechten en plichten van de cliënt en de zorgaanbieder.

Manieren om inzage te geven

Als zorgaanbieder moet je voldoen aan de bovenstaande plichten. Een groot deel daarvan doe je waarschijnlijk al. Je houdt het dossier up-to-date, vraagt toestemming om informatie te mogen delen en let op de veiligheid van de gegevensuitwisseling.

Wij merken echter dat het delen van het dossier en de logging, een stuk lastiger zijn. Wanneer we potentiële klanten spreken, komen deze onderwerpen vaak langs. We horen regelmatig dat er gebruik wordt gemaakt van een beveiligde mail waarin de laatste rapportages en documenten naar de cliënt worden gestuurd. Ook horen we vaker de optie dat een cliënt een afspraak mag maken om op kantoor, achter de computer van de zorgaanbieder, in zijn of haar cliëntdossier te kijken. Of de optie dat de cliënt toegang krijgt tot de Cloud.

Cliëntinlog

Dit zijn allemaal opties om toegang te verlenen. Maar, bij deze opties moet je als zorgaanbieder wel in actie komen. Het is fijn om er minder omkijken naar te hebben. In dat geval is het aanbieden van een cliëntinlog een makkelijke en veilige manier om het cliëntdossier te delen. De cliënt kan 24/7 bij zijn of haar gegevens, zonder dat jij hiervoor extra in actie hoeft te komen.

Cliëntinlog van ZilliZ

Bij ZilliZ werken we ook met een cliëntinlog. Hierbij is het zelfs mogelijk om meerdere personen toegang te geven tot het cliëntdossier. Dit kan de cliënt zelf zijn, maar ook een cliëntvertegenwoordiger. Denk bijvoorbeeld aan een minderjarig kind dat in zorg is. In dat geval kun je de vader en de moeder een eigen inlog geven. Maar denk ook aan bijvoorbeeld een voogd of een mantelzorger.

Als zorgaanbieder bepaal je zelf welke tabbladen uit het cliëntdossier je zichtbaar maakt in de cliëntinlog. Dit kan bijvoorbeeld alleen het tabblad zijn met de rapportages, maar ook het tabblad met de documenten of het overzicht van de doelen.

Daarnaast kan je per rapportage of dossieritem aangeven of je deze intern wil houden of zichtbaar wil maken voor de cliënt. Dit is erg handig als een rapportage of een document nog niet definitief is.

Wanneer het document af is kun je het delen met de cliënt en/of vertegenwoordiger(s). Mocht je een akkoord van de cliënt nodig hebben, dan kun je het via de cliëntinlog van ZilliZ digitaal laten ondertekenen.

Logging

We hebben het nu vooral gehad over het delen van de informatie uit het cliëntdossier. Zoals je hebt gelezen heeft de cliënt echter ook het recht om te weten wie er in zijn dossier heeft gekeken. Er wordt hier niet vaak om gevraagd door cliënten. Maar aangezien hij of zij wel het recht heeft, is het belangrijk dat je hierop voorbereid bent. In ZilliZ wordt elke klik gerapporteerd. Je begrijpt dat dit een groot bestand is, maar op die manier kunnen we een overzicht maken van wie wat aan het dossier heeft toegevoegd en wie er in het dossier heeft gekeken.

Totaaloplossing voor jouw cliëntdossier

Onze software helpt je om te voldoen aan je plichten volgens de Wabpvz. Het is eenvoudig in gebruik, veilig en zeer betaalbaar (all-in prijs). Met ons cliëntdossier zorg je dat jouw cliënten gebruik kunnen maken van hun recht op inzage en voldoe je aan je plichten als zorgaanbieder. Bovendien helpen we je bij de installatie en zijn we bij vragen maar één telefoontje van je verwijderd.

Wil je weten hoe ZilliZ je helpt om te voldoen aan je plichten volgens de Wabpvz? Bekijk dan de videodemo of plan direct een demo met één van onze experts.