Een alles-in-één elektronisch cliëntendossier (ECD) helpt je om je zorgadministratie op orde te hebben en te voldoen aan de wettelijke eisen. Met het ZilliZ ECD beheer je je complete zorgadministratie op één plek. Dat geeft je overzicht en scheelt kostbare tijd.
Wat is zorgadministratie?
Het woord ‘zorgadministratie’ zegt het al: het gaat om administratie in de zorg. Als zorgverlener ben je namelijk verplicht om alle relevante (persoonlijke) informatie over de cliënt, de zorg en de behandeling bij te houden. Denk aan de persoonsgegevens, maar ook zorgrapportages en evaluaties. Het bijhouden en opslaan van deze gegevens is de zorgadministratie. Dit houd je bij in het elektronisch cliëntdossier.
Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)
In het elektronisch cliëntendossier vind je alle relevante (persoonlijke) informatie over de cliënt, de zorg en de behandeling. Eerder werden cliëntendossiers vaak op papier bijgehouden. Sinds de invoering van het recht op digitale inzage, kun je als zorgaanbieder eigenlijk niet zonder elektronisch cliënten dossier (ECD) Een ECD biedt ook voordelen ten opzichte van een zorgdossier op papier. Zo kun je meestal in een ECD werken op locaties waar een internetverbinding is. Ook is er een cliëntportaal waarmee je cliënten en betrokkenen digitale inzage kunt geven in het zorgdossier.
Zorgadministratie met ZilliZ
ZilliZ is gericht op de kleinschalige zorgaanbieder of zorginstelling. Dat merk je in de prijs, de functies en het gebruiksgemak. Met ZilliZ software is jouw
zorgadministratie logisch, eenvoudig en compleet. Zo is het ECD modulair opgebouwd. Dat betekent dat je alleen functies ziet die je nodig hebt voor jouw zorgadministratie. Dat werkt wel zo fijn. Groei je als ondernemer en heb je andere functies nodig? Dan kun je die zelf aanzetten zonder extra kosten.
In het ZilliZ ECD vind je onder andere:
Persoonsgegevens van de cliënt
Gegevens contactpersonen, zoals familie en andere behandelaars
Persoonlijk begeleider
Documenten, zoals zorgovereenkomst, zorgplan en evaluaties
Rapportages
Registratie van bijzondere gegevens, zoals ‘Niet reanimeren’ verklaring
Meetwaarden
Incidentmeldingen
Presentie
Handige extra’s voor je zorgadministratie
Automatische dossiercontrole
In het ZilliZ ECD kun je zelf instellen welke cliëntgegevens en documenten niet mogen ontbreken in de zorgadministratie. Het systeem geeft vervolgens in één overzicht aan welke cliëntdossiers compleet zijn en welke niet.
Berichtenverkeer en je zorgadministratie
Je zorgadministratie bestaat in veel gevallen ook uit toekenningen of indicaties voor de zorg die je levert. Productcodes, tarieven en volumes van toegewezen zorg leg je vast in Raamovereenkomsten in het ECD. Dit vormt de basis voor je declaraties.
Toekenningen en indicaties voor Zorg in Natura (ZIN) ontvang je via Vecozo op de
AGB-organisatiecode. Je kunt dit op twee manieren in je zorgadministratie regelen:
● Berichten van gemeenten, zorgkantoren en zorgverzekeraars kun je met de Vecozo-koppeling direct in je ECD verwerken.
● Voor berichtenverkeer met gemeenten kun je eventueel ook de voordelige ZilliZ berichtenapp gebruiken.
Voor ZIN en onderaanneming leg je de contracten met derden in je ECD vast. Bij een cliënt met een pgb leg je de afspraken met je cliënt vast.
In het ECD bewaar je al deze informatie handig op één plek. Zo houd je overzicht en kun je elke maand makkelijk en snel declareren of je facturen versturen. Ervaar zelf hoe ZilliZ ECD jouw werk een stuk makkelijker maakt. Plan een
persoonlijke online demo of bekijk de video demo.
Veelgestelde vragen over digitale zorgadministratie
Wat valt er precies allemaal onder de zorgadministratie?
In je zorgadministratie leg je meestal deze gegevens vast:
● Je cliëntgegevens
● Welke zorg je aan je cliënt geeft en in welke periode je dat doet.
● De overeengekomen tarieven
● Het zorgplan
● Rapportages van zorgmomenten
Heb je medewerkers in dienst? Dan voeg je ook hun gegevens toe. Ook je financiële gegevens horen bij je zorgadministratie. Het registreren van de naasten van je cliënten is belangrijk. Zo geef je hen toegang tot het cliëntenportaal. Verder houd je soms incidentmeldingen of andere belangrijke informatie bij. Dit is afhankelijk van het soort zorg dat je biedt.
Waarom is een goede zorgadministratie zo belangrijk?
Je zorgadministratie is de basis voor je declaraties. Met een goede administratie houd je grip op je bedrijf. Het helpt je om de kwaliteit van je zorg te bewaken en om slimme keuzes te maken. Met een kloppende administratie laat je aan gemeenten of zorgkantoren zien welke zorg je precies hebt gegeven. En met een goede zorgadministratie laat je ook zien dat je netjes volgens de wet- en regelgeving werkt.
Welke onderdelen van de zorgadministratie zijn verplicht?
Je bent verplicht om het hele zorgproces vast te leggen. Dat houdt in dat je de cliëntgegevens, het zorgplan, de rapportages en je financiële administratie bijhoudt.
Hierbij houd je rekening met hoe lang je gegevens moet bewaren, de wettelijke bewaarplicht, de privacywet (AVG) en de regels voor het melden van incidenten.
Heb je medewerkers? Dan hoort ook hun administratie en de uren die zij werken in je
systeem thuis. Ook zorg je ervoor dat je cliënten hun eigen dossier digitaal kunnen
bekijken.
Werkt het ZilliZ ECD ook voor de zorgadministratie van zzp’ers in de zorg?
Werk je als zzp’er in de zorg? Dan komt er veel op je af. Je bent als zzp’er ook verantwoordelijk voor een goede zorgadministratie. We hebben ZilliZ speciaal gemaakt voor kleinschalige zorg. Daarom werk je ook als zzp’er erg fijn met ZilliZ.