Via een cliëntportaal geef je jouw cliënten online toegang tot hun zorgdossier. Je cliënten kunnen op elk gewenst moment zien wat jullie hebben afgesproken en wat er is gerapporteerd. Hierdoor geef je cliënten meer regie over hun zorg. Ons ZilliZ cliëntportaal is een onderdeel van het complete ECD (Elektronische Cliëntendossier) en heet het ZilliZ Extranet.
Wat is een cliëntportaal in de zorg?
Via het cliëntportaal informeer je je cliënten online. Je kunt familieleden en andere belanghebbenden ook toegang geven. Zo deel je de gemaakte zorgafspraken en rapportages snel met je cliënten en met eventuele andere belanghebbenden. Doordat het cliëntportaal en je zorgadministratie allebei in je ECD zitten, werk je snel in één systeem.
Het cliëntportaal is onderdeel van je ZilliZ ECD en je gebruikt dit zonder extra kosten. Na activatie van het cliëntportaal, maak je voor elke cliënt of belanghebbende een eigen account aan. Elke persoon logt met een eigen login, via tweestapsverificatie, in het cliëntportaal in. De beveiliging van het ECD en de tweestapsverificatie zorgen ervoor dat informatie alleen gelezen kan worden door rechtmatige gebruikers.
Bij het vastleggen van rapportages en dossieritems stel je direct de toegang voor het cliëntportaal in. Als er meer personen aan een cliënt gekoppeld zijn, bepaal je wie toegang heeft. Dit betekent dat je snel en eenvoudig je cliënten en/of hun verwanten kunt informeren, zonder extra mailtjes te hoeven versturen of ander extra werk.
Waarom werken met een cliëntportaal fijner is voor jou en je cliënten
Voor cliënten en verwanten is het fijn dat ze via het cliëntportaal altijd kunnen inloggen en zo op de hoogte blijven van de ontwikkeling. Het cliëntportaal biedt jou ook voordelen. Je kunt andere professionals toegang geven, zoals een begeleider op school met wie je samenwerkt. Met een cliëntportaal is er minder telefonische afstemming nodig, wat je veel tijd kan besparen.
Een ander voordeel is dat cliënten documenten digitaal kunnen ondertekenen. Dit is efficiënter dan het maken van een print-out voor ondertekening en dit daarna weer te uploaden. Met digitaal ondertekenen staan je actuele zorgplannen en presentielijsten altijd snel ondertekend in je ECD.
Heb je ook pgb-cliënten? Dan kun je de pdf-facturen in het cliëntportaal klaarzetten.
Wat cliënten en familie kunnen doen in het ZilliZ cliëntportaal
Je bepaalt zelf of je het cliëntportaal van je ZilliZ ECD gebruikt en welke opties je aanbiedt. Denk bijvoorbeeld aan opties zoals digitaal ondertekenen, reageren op berichten en het vermelden van de naam van de medewerker die rapporteert. Deze keuzes maak je eenmalig bij de inrichting van het cliëntdossier.
Hieronder leggen we uit hoe het ZilliZ cliëntportaal de samenwerking met je cliënten ondersteunt en jouw werk eenvoudiger maakt.
Inzage in afspraken en cliëntinformatie
Via het cliëntportaal hebben cliënten en hun verwanten op elk moment veilig online toegang tot de documenten, dossieritems, en rapportages waarvoor jij ze toegang hebt gegeven. Zo informeer je jouw cliënten over wat je hebt vastgelegd en welke afspraken jullie gemaakt hebben.
Beveiligd berichten sturen en ontvangen
Je kunt ook documenten in het cliëntportaal ‘klaarzetten’ en hierover een bericht laten sturen. Bijvoorbeeld als er een nieuw zorgplan is of dat er voor presentie getekend moet worden. De cliënt of verwante kan zelf instellen of ze ook een mailtje willen ontvangen als er een nieuw document of nieuwe rapportage is toegevoegd.
Digitaal ondertekenen
Je kunt cliënten of verwante documenten digitaal laten ondertekenen. Je geeft de gebruiker hiervoor toegang tot het document, selecteert ‘digitaal ondertekenen’ en de datum. De gebruiker krijgt dan een bericht met het verzoek om een dossieritem digitaal te ondertekenen. Ondertekenen kan via de link in het bericht of door naar het bericht in het cliëntdossier te gaan.
De medewerker die het bericht verstuurd heeft, ontvangt automatisch een reminder. Zodra het document is ondertekend, krijgt deze medewerker een bericht en wordt de reminder verwijderd.
Beveiligd documenten bekijken
Alle documenten die via het cliëntportaal toegankelijk zijn, staan in de beveiligde ZilliZ-omgeving. Met een persoonlijke login geef je cliënten en belanghebbenden toegang tot specifieke documenten of rapportages. De informatie blijft beveiligd opgeslagen in je ECD.
Reageren op documenten
In het cliëntportaal kunnen cliënten of hun vertegenwoordigers reageren op een document of gegevens invullen. Dit is handig voor bijvoorbeeld het invullen van een intakeformulier.
Cliënten kunnen ook aangeven dat ze een document niet digitaal ondertekenen, als ze het ergens niet mee eens zijn, en welke wijziging ze voorstellen. Zo communiceer je efficiënt met je cliënten, zonder dat het meer tijd kost dan nodig.
Intranet in het cliëntportaal
Verder kan er in het cliëntportaal een “Extranet pagina” worden ingericht. Dit is het intranet van het cliëntportaal en alle gebruikers kunnen dit zien. Je kunt op deze pagina mededelingen doen en algemene informatie delen. Plaats hier bijvoorbeeld de aankondiging van een informatieavond, de huisregels of de notulen van een bijeenkomst van de cliëntenraad. Je kunt ook een fotoreportage plaatsen van een activiteit of de planning van komende activiteiten.
Zo deel je ook eenvoudig algemene informatie met je cliënten en hun verwanten.
Beveiligd berichten sturen en ontvangen via beveiligd mailen
Het cliëntportaal is bestemd voor cliënten, hun verwanten en eventueel voor andere belanghebbende waarmee je structureel informatie over cliënten wilt delen. Voor het incidenteel veilig delen van informatie, adviseren we beveiligd mailen te gebruiken. Deze functie is ook gratis en hiervoor hoef je geen account voor de ontvanger in het cliëntportaal aan te maken. Alles over gratis beveiligd mailen in ZilliZ lees je hier.
Veilig en AVG-proof werken met het ZilliZ cliëntportaal
Het cliëntportaal geeft toegang tot privacygevoelige gegevens, daarom is veiligheid extra belangrijk. ZilliZ is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Dit betekent dat het managementsysteem en de informatiebeveiliging van ZilliZ volledig op orde is.
Om ongewenste toegang te voorkomen, loggen gebruikers in via tweestapsverificatie. Naast hun loginnaam en wachtwoord ontvangt de gebruiker een unieke code voor elke inlogpoging. Die code moet ingevoerd worden om toegang tot het cliëntportaal te krijgen.
Als zorgaanbieder moet je volgens de AVG zorgvuldig omgaan met het aanmaken van accounts en toewijzen van toegang tot documenten en rapportages. Besteed hier extra aandacht aan, vooral in situaties met verschillende verwanten, zoals een kind of jongere met gescheiden ouders.
Het cliëntportaal als onderdeel van het ZilliZ ECD
Het ZilliZ cliëntportaal, of Extranet, is volledig geïntegreerd met je zorgadministratie in het ZilliZ Elektronische Cliëntendossier (ECD). Dit betekent dat je maar één keer in hoeft te loggen en vervolgens alles in dezelfde omgeving vastlegt en verwerkt. Overzichtelijk en efficiënt.
Je kunt het intakeformulier online laten invullen, je zorgplan opstellen met een sjabloon in ZilliZ, het digitaal laten ondertekenen, en zo staat alles direct in je zorgadministratie en in het cliëntportaal. Hierdoor heb je meer tijd voor je cliënten.
Waarom het cliëntportaal van ZilliZ?
Het cliëntportaal is een standaard module van het ZilliZ ECD. Je profiteert hiermee van de beveiligde ECD-omgeving met het gemak van alle functies in één systeem. Bijkomend voordeel is dat je dit cliëntportaal zonder extra kosten kunt gebruiken.
Starten met het cliëntportaal in ZilliZ
Het is heel eenvoudig om het cliëntportaal in ZilliZ te activeren. Dit doe je als beheerder in de module P&O. Bij het activeren stel je de keuzes in voor het tonen van medewerkers namen bij rapportages, het tonen van recent ingelogde gebruikers, of er meerdere gebruikersaccounts zijn die verschillende inzagerechten hebben en welke tabbladen uit het cliëntdossier getoond worden.
Dat zijn de instellingen van het Extranet. Vervolgens kun je de intranetpagina van dit cliëntportaal eventueel vullen en publiceren. Daarmee is het cliëntportaal geactiveerd en ingericht.
Hierna maak je de logins voor je cliënten, eventuele verwanten en andere belanghebbenden aan. Hoe eenvoudig dit is, kun je in ZilliZ Help lezen. In ZilliZ zoek je de informatie over het cliëntportaal onder Extranet, het ZilliZ cliëntportaal.
Er is ook een instructie webinar beschikbaar over starten en werken met Extranet (het ZilliZ cliëntportaal): Extranet inrichting en gebruiken.
Dit wil je nog weten over het ZilliZ cliëntportaal
1. Wat is het verschil tussen het ZilliZ cliëntportaal en het ECD?
Het ECD (Elektronische Cliëntendossier) is je complete zorgadministratie. Hierin leg je niet alleen informatie over je cliënten vast, maar ook financiële afspraken, medewerkergegevens en andere zorg-gerelateerde zaken. Het cliëntportaal is een module binnen dit ECD waarin je cliënten en verwanten online toegang geeft tot de cliëntinformatie die je voor hen toegankelijk maakt.
2. Wie mag het cliëntportaal gebruiken?
Jij bepaalt samen met je cliënt wie toegang heeft tot zijn/haar gegevens.
3. Is een cliëntportaal verplicht in de zorg?
Sinds 1 juli 2020 is het verplicht dat je cliënten of hun wettelijke vertegenwoordigers gratis digitaal inzage kunt geven in hun zorgdossier.
4. Is het cliëntportaal technisch eenvoudig genoeg voor de cliënt en diens familie?
De toegang tot het cliëntportaal kan voor sommige cliënten wat lastig zijn door de tweestapsverificatie. Dit is verplicht voor de beveiliging van gevoelige gegevens. Eenmaal ingelogd is het cliëntportaal overzichtelijk en eenvoudig.
5. Betaal ik extra voor het cliëntportaal?
Nee, je betaalt niets extra voor gebruik van het cliëntportaal in ZilliZ.
De zorgadministratie van Pgb zorg
Meer transparantie met het ZilliZ cliëntportaal
Het cliëntportaal biedt transparantie voor cliënten en geeft hen meer regie over de zorg. Voor jou is het de snelste manier om cliënten en verwanten te informeren. Je hebt er geen extra kosten aan en na de eenmalige inrichting levert het je tijdwinst op.
Gebruik je het ZilliZ ECD al, maar heb je het cliëntportaal nog niet in gebruik genomen? Bekijk dan dit webinar.
Ben je benieuwd naar het ZilliZ zorgadministratie systeem en of dit ECD bij je past? Vraag de video-demo aan of boek een persoonlijke online rondleiding door ZilliZ.
