Wet- en regelgeving in de zorg

Werken in de zorg is al uitdagend genoeg. Als zorgaanbieder wil je vooral tijd besteden aan je cliënten en de zorg die zij nodig hebben. Maar je hebt ook te maken met allerlei wet- en regelgeving in de zorg waaraan je moet voldoen. Dat kan soms best veel zijn, zeker als je een kleinschalige zorgaanbieder bent. Gelukkig hoeft het niet altijd ingewikkeld te zijn.

Met ZilliZ kun je veel van de administratieve last verlichten en tegelijkertijd zorgen dat je voldoet aan de wet- en regelgeving in de zorg die voor jouw organisatie geldt. Ons doel is om je te helpen, zodat jij minder tijd kwijt bent aan papierwerk en meer tijd hebt voor waar je goed in bent: zorgen.

In de volgende alinea vertellen we meer over de wet- en regelgeving in de zorg en hoe ZilliZ je helpt om daaraan te voldoen.

Belangrijke wet en regelgeving als je met ZilliZ werkt

Als kleinschalige zorgaanbieder krijg je te maken met een breed scala aan wet- en regelgeving. Natuurlijk zijn dit de belangrijke zorgwetten zoals de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Jeugdwet (Jw), Wet langdurige zorg (Wlz) en Zorgverzekeringswet (Zvw). In deze wetten is vooral de financiering van de zorg geregeld.

Als ondernemer heb je verder te maken met regels over ondernemerschap en arbeid die in het Burgerlijk wetboek en de belastingwetten staan.

Daarnaast zijn er aanvullende regels over bijvoorbeeld privacy (AVG), kwaliteit van zorg (Wkkgz), informatiebeveiliging (zoals NEN-normen), en specifieke verplichtingen zoals de meldplicht nieuwe zorgaanbieders (Wtza).

Het voldoen aan al deze regels kan een flinke uitdaging zijn. Hier komt ZilliZ om de hoek kijken. Een goed ECD helpt je om aan alle verplichtingen te voldoen door zaken als veilige gegevensopslag, uitgebreide rapportagemogelijkheden en overzichtelijke dossiers. Zo bespaar je tijd en kun je aan de wet- en regelgeving in de zorg voldoen, zonder je cliënten uit het oog te verliezen.

Kortom, ZilliZ is niet alleen een handig hulpmiddel voor jouw administratie en declaraties van alle zorgwetten, maar ZilliZ is ook een essentiële partner die je werk makkelijker, veiliger en compliant maakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz)

Als zorgaanbieder moet je voldoen aan strenge eisen rondom het delen van gegevens. In de Wabvpz is bepaald hoe je de elektronische verwerking van gegevens en de inzage moet regelen en dat cliënten toegang hebben tot hun eigen gegevens. Belangrijke aanvullende informatie vind je in deze factsheet

Hoe helpt ZilliZ je hierbij?

• Door gegevensuitwisseling tussen zorgverleners volgens de regels te laten verlopen.
• Met een veilige omgeving voor verwerking van gegevens.
• Door cliënten eenvoudig toegang te geven tot hun dossier.

Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz)

Goede zorg betekent ook dat je klachten serieus neemt en incidenten zorgvuldig vastlegt. Het doel van de Wkkgz is: openheid over klachten en ongewenste gebeurtenissen en ervan leren. Om zo gezamenlijk de zorg te verbeteren. De Wkkgz vraagt om een waterdicht systeem om klachten en calamiteiten te registreren en op te volgen.

Hoe helpt ZilliZ je hierbij?

• Je kunt klachten en incidentmeldingen van cliënten en van medewerkers registreren en dit slim vastleggen in categorieën.
• Je kunt de afhandeling in ZilliZ registreren en een overzicht maken van de meldingen die gedaan zijn.
• Het overzicht van meldingen geeft je inzicht in verbeterpunten voor je zorgverlening.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG wordt ook wel de privacywet genoemd. De AVG biedt het kader waarbinnen je als organisatie kan zorgen voor bescherming van persoonsgegevens. Je moet ook inzicht en controle bieden als cliënten je daarom vragen.

De overheid heeft met de AVG geregeld dat mensen zo veel mogelijk controle houden over hun eigen persoonsgegevens. Daarom is het beheren van persoonsgegevens erg belangrijk.

Hoe helpt ZilliZ je hierbij?

• Je kunt afspraken zoals een standaard zorgovereenkomst aanmaken als een sjabloon. Natuurlijk moet je er dan wel voor zorgen dat dit voldoet aan de wet- en regelgeving.
• Cliënten kunnen documenten binnen de ZilliZ omgeving digitaal ondertekenen.
• Alle gegevens zijn veilig opgeslagen en kunnen binnen ZilliZ blijven door de beveiligd mailen optie die ZilliZ standaard biedt.
• Je bepaalt als zorgaanbieder zelf wie in ZilliZ toegang heeft tot welke gegevens.
• De getekende Verwerkersovereenkomst is in de ZilliZ omgeving te downloaden. Dit zijn de afspraken tussen ZilliZ en jouw organisatie. Hiermee kan je mede aantonen dat je de gegevens die je in ZilliZ invoert op een goede manier verwerkt.

Wet zorg en dwang (Wzd)

De Wet zorg en dwang (Wzd) beschrijft de rechten van onder meer mensen met dementie of een verstandelijke beperking die onvrijwillige zorg krijgen. De Wzd is er om de rechten van deze mensen te beschermen.

Werk je met cliënten die onvrijwillige zorg ontvangen? Dan vraagt de Wzd dat je deze zorg goed documenteert en regelmatig evalueert.

Hoe helpt ZilliZ je hierbij?

• In de module Wzd kun je onvrijwillige zorg per cliënt in drie vormen registreren:
• Structurele planbare onvrijwillige zorg
•  Structurele maar onplanbare onvrijwillige zorg dus met kenmerk ‘zonodig’
• Onvoorziene onvrijwillige zorg.
• De halfjaarlijkse analyses voor de inspectie kun je in ZilliZ genereren.
• Daarnaast kun je periodiek overzichten exporteren, waarbij je kunt filteren op zaken als categorie, locatie, zorgvorm en interventie.

HKZ, ISO 27001 en NEN 7510 certificering

Certificering helpt je om kwaliteit aantoonbaar te maken. Je krijgt een certificaat pas na een onafhankelijk beoordeling door een certificerende instelling. Met een certificaat toon je dus aan dat je jouw zaken goed op orde hebt. Ook helpt certificering om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving in de zorg.

Certificering kan een keuze zijn van de organisatie of kan verplicht worden vanuit derden. Deze regels zijn echter nooit automatisch van toepassing op elke organisatie.

HKZ

Er bestaan verschillende vormen van certificatie in de zorg. Een van de bekendste is de HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) certificering. Hiervan worden de HKZ Zorg en Welzijn en de HKZ voor Kleine Organisaties veel gecertificeerd. De HKZ Zorg en Welzijn is toepasbaar voor iedere zorginstelling. Ook voor zorgorganisaties die meerdere soorten zorg verlenen. De HKZ voor Kleine Organisaties is voor organisaties die niet meer dan 10 fte in dienst hebben en maar één zorgsegment bedienen. De HKZ-normen richten zich op kwaliteit.

Daarnaast kennen we twee normen die zich specifiek richten op privacybescherming en informatiebeveiliging. De NEN 7510 en de ISO 27001.

ISO 27001

Goede informatiebeveiliging is een must. Met ISO 27001 toon je aan dat je maatregelen, processen en procedures hanteert om serieus met informatiebeveiliging om te gaan.

NEN 7510

Waar ISO 27001 informatiebeveiliging in het algemeen certificeert, is NEN 7510 de norm voor zorginstellingen.  Omdat medische en persoonlijke gezondheidsinformatie worden beheerd en uitgewisseld, is informatiebeveiliging essentieel.  NEN 7510 beschrijft de eisen en maatregelen die zorginstellingen moeten treffen om op adequate wijze met persoonlijke gezondheidsinformatie om te gaan.

Hoe helpt ZilliZ hierbij?

ZilliZ is ISO 27001-en NEN 7510-gecertificeerd. Hiermee voldoe je aan alle beveiligingsstandaarden voor het ECD. Dit geeft jou en je cliënten zekerheid.

Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) en SKJ-registratie

De Wet BIG is gericht op de uitvoering van de zorg. Organisaties hebben de plicht om zorg uit te laten voeren door BIG-geregistreerde mensen. Als je BIG geregistreerd zorgverlener bent, dan geef je dit aan bij het aanvragen van jouw AGB-code in Vektis. Vektis is gekoppeld aan het BIG-register. Zo wordt gecontroleerd of je bepaalde zorg mag verlenen en kunt declareren.

De SKJ-registratie regelt de uitvoering van de jeugdzorg. Je zou dus kunnen zeggen dat de SKJ de BIG voor de jeugdzorg is.

Waarom dit belangrijk is

Het klinkt misschien allemaal een beetje streng, maar deze regels zijn er om jou en je cliënten te beschermen. En als wij je daarbij kunnen helpen, maken we jouw werkdag net een stukje makkelijker én veiliger.

Wij geloven erin dat jij je tijd moet besteden aan je cliënten, niet aan papieren rompslomp. Dus laat ZilliZ je ondersteunen. Samen zorgen we ervoor dat jij aan alle regels kan voldoen, en met een gerust hart kan blijven doen waar je goed in bent: zorg verlenen.

Rapporteren in de zorg en de AVG

Rapporteren is een belangrijk onderdeel van je werk. Niet alleen om het zorgproces goed vast te leggen, maar ook om te zorgen dat je voldoet aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Rapporteren in de zorg draait om meer dan alleen administratie. Door goed te rapporteren, zorg je dat:

• Je collega’s precies weten wat er speelt bij je cliënt.
• Je de kwaliteit en continuïteit van de zorg garandeert .
• Je niet meer gegevens verwerkt dan nodig is
• Je alleen gegevens verwerkt waar afspraken voor gelden of waar een wettelijke basis voor is
• Je jezelf en je organisatie beschermen tegen mogelijke juridische problemen.

Maar let op: de AVG stelt duidelijke regels over hoe je met persoonsgegevens omgaat. Dat betekent dat je zorgvuldig en veilig moet werken.

Hier komt ZilliZ om de hoek kijken. ZilliZ helpt je om:

• Veilig te rapporteren: Alle gegevens staan op één veilige plek. Zo voorkom je dat je per ongeluk gevoelige info deelt.
• Gestructureerd te werken: Je kunt je eigen templates maken die je helpen om gestructureerd te werken.
• Toegang te beheren: Je bepaalt zelf welke personen bevoegd zijn om  de informatie in te zien.

Tips voor rapporteren in de zorg

Om je te helpen, hebben we een paar praktische tips en best-practices voor je op een rij gezet:

1. Schrijf objectief en beknopt
   Hou het bij de feiten en vermijd persoonlijke meningen. Bijvoorbeeld: “Cliënt heeft niet gegeten” in plaats van “Cliënt lijkt nooit honger te hebben”.
2. Gebruik duidelijke taal
   Schrijf alsof je het aan een collega uitlegt die jouw cliënt nog niet kent. Geen vakjargon, tenzij nodig.
3. Bescherm de privacy
   Wees voorzichtig met namen of gevoelige informatie. Noem alleen wat relevant is en waar een grondslag voor is volgens de AVG.
4. Werk altijd in het ECD
   Vermijd notities op losse papiertjes of in je persoonlijke telefoon. Alles wat belangrijk is, hoort in het ECD. Noteer alles onder het dossieritem en niet in bijvoorbeeld de notities in ZilliZ.

Best-practices

• Plan vaste rapportagemomenten: Bijvoorbeeld aan het einde van je dienst. Dit helpt om niets te vergeten.
• Controleer je rapportages
  Neem even de tijd om te checken of je rapportage compleet en correct is. Een foutje is zo gemaakt, maar kan grote gevolgen hebben.
• Volg de gratis ZilliZ webinars: We organiseren release webinars en instructie webinars. Hierin leggen we niet alleen de functionaliteiten uit voor het rapporteren in de zorg. We besteden ook aandacht aan hoe je veilig rapporteert. Pak die kans!

Maak het jezelf makkelijk met ZilliZ

Het lijkt misschien een hoop gedoe, maar met een goed ECD en de tips gaat het een stuk makkelijker.  Je collega’s hebben toegang tot de laatste informatie, en dat helpt om fouten te voorkomen.

Onthoud: goede rapportages maken je werk overzichtelijker en veiliger. En dat komt niet alleen jou, maar vooral je cliënten ten goede.

Heb je vragen of wil je meer weten over ZilliZ? Vraag dan nu een online demo aan

Veelgestelde vragen over wet- en regelgeving in de zorg

1. Hoe helpt ZilliZ met het veilig delen van zorgrapportages?
   In ZilliZ kun je jouw cliënten en andere belanghebbenden toegang geven tot rapportages en documenten die je met de geselecteerde personen wilt delen.
2. Hoe kan het gebruik van ZilliZ helpen bij het voldoen aan de AVG
   Doordat alle privacy gevoelige informatie binnen de veilige ZilliZ omgeving kan blijven. Ook als je documenten of rapportages via beveiligd mailen met externe partijen deelt. Doordat ZilliZ beveiligd mailen bevat, hoef je informatie nooit elders op te slaan om te mailen.
3. Hoe kan ik klachten en incidenten vastleggen volgens de eisen van de Wkkgz?
   ZilliZ bevat de functies incidentmeldingen voor cliënten en incidentmeldingen voor medewerkers. Hier kun je incidenten eenvoudig registreren. Je rapportages voldoen dan meestal aan de eisen van de wet, tenzij er in de regeling van de klachtencommissie iets anders is bepaald.
4. Hoe voorkomt ZilliZ dat onbevoegden toegang krijgen tot cliëntgegevens?
   ZilliZ bevat 2FA (twee factor authenticatie). Voor het inloggen van medewerkers is dit een verplichte instelling. Als je dit voor het inloggen van cliënten en andere extranet gebruikers ook instelt, zijn jouw cliëntgegevens in ZilliZ maximaal beveiligd.
5. Wat doe ik bij het vermoeden van een datalek?
   Mocht je twijfelen of er sprake is van een datalek, meld dit dan bij de ZilliZ beheerder van  jouw organisatie.

Omdat wet- en regelgeving kan wijzigen, kunnen geen rechten ontleend worden aan deze informatie.