Zorgbudgetten zijn een belangrijk onderdeel van je zorgadministratie. Deze richt je meestal in om de geleverde zorg correct te declareren. Maar in ZilliZ geven de budgetten je ook inzicht en overzicht. Zelfs als je niet hoeft te declareren, is het werken met zorgbudgetten in ZilliZ nuttig.
Het zorgbudget richt je per cliënt in. Hiervoor moeten drie belangrijke elementen uit jouw zorgadministratie samenkomen: de cliënt, de zorgproduct(en) en toekenning(en).
Het maakt niet uit of een cliënt zorg vanuit de Jeugdwet, de Wmo, Zvw of de Wlz ontvangt. Je kunt ook verschillende financieringsstromen verwerken, zoals Zorg in Natura, pgb en onderaanneming. Verder kun je de verschillende vormen van bekostiging registreren. Hiermee bedoelen we zowel een productie- als een resultaatbekostiging. Met ZilliZ richt je de budgetten per cliënt flexibel in en houd je overzicht. Daarnaast vind je in ZilliZ een handig totaaloverzicht van alle budgetten.
Waarom werken we in ZilliZ met budgetten?
Je kunt met verschillende vormen van toekenningen te maken krijgen, bijvoorbeeld op basis van PxQ. Dit is de Productiebekostiging. Dit wordt ook wel de inspanningsgerichte bekostiging genoemd. Je krijgt dan per cliënt een tarief (Price) en een volume (Quantity) toegewezen. Bijvoorbeeld: je mag jouw cliënt 4 keer per maand 1 uur ondersteuning bieden tegen een uurtarief van € 60,00. Jouw vergoeding is in dit geval gebaseerd op een inspanning van 4 keer 1 uur.
Een andere vorm is Resultaatbekostiging. Hierbij is de vergoeding gekoppeld aan de resultaten voor jouw cliënt. Je krijgt dan een vastgesteld bedrag per cliënt om een vooraf bepaald resultaat te bereiken. Hoeveel tijd je hieraan besteedt en welke zorg je hiervoor inzet, bepaal je als zorgaanbieder zelf.
Productiebekostiging vs. Resultaatbekostiging
Beide vormen hebben voor- en nadelen. Gemeenten kiezen steeds vaker voor Resultaatbekostiging omdat dit zorgaanbieders stimuleert om de zorg zo effectief mogelijk te organiseren. Voor jou als zorgondernemer betekent dit meer vrijheid in de zorgverlening, zolang je het afgesproken resultaat behaalt.
De manier waarop je de bekostiging registreert in je zorgadministratie verschilt per bekostigingsvorm. Bij Productiebekostiging is een urenadministratie noodzakelijk. Bij Resultaatbekostiging hoef je het aantal geleverde uren zorg of ondersteuning niet te registreren om te kunnen declareren omdat het vaste bedragen zijn. Maar ook dan wil je wel bij kunnen houden hoeveel tijd je aan cliënten besteedt. De budgetten in ZilliZ helpen je om dit overzicht te behouden.
Als zorgmedewerker heb je via de budgetten inzicht in het budget van elke cliënt die aan jou is toegewezen. Als manager of beheerder heb je overzicht in de budgetten van alle cliënten in ZilliZ en heb je een totaaloverzicht. Dit is betrouwbare informatie voor je personele en financiële planning.
Hoe werkt budgetbeheer in ZilliZ?
Nadat je de productcode lijsten en raamovereenkomsten hebt ingericht, richt je de toekenningen per cliënt in. Hierna zijn de budgetten zichtbaar.
De gegevens die je in de budgetoverzichten ziet, zijn gebaseerd op de budgetten in de toekenning. Je ziet hier wat het maximaal besteedbare budget is voor de geldigheidsduur van het budget. Ook zie je de openstaande, afgesloten en de gefactureerde boekingen als totaal geboekt aantal op dit budget.
Jouw handige hulpmiddel: de budget tooltip
Als de budgetten zijn ingericht, zie je tijdens het boeken van presentie direct hoeveel budget er nog beschikbaar is. Dit wordt getoond binnen de huidige maand en over de totale periode. Zo weet je precies hoeveel zorg je nog kunt of moet leveren. Dit zie je als driehoekjes en uitroeptekens bij het boeken van presentie en bij rapportages.
De budget tooltip toont de volgende gegevens:
- Groep waaraan deze toekenning gekoppeld is
- Toewijzingsnummer van het budget
- Begindatum van de toekenning
- Einddatum van de toekenning
- Resterend budget in de huidige declaratieperiode (huidige maand)
- Resterend budget in de volgende declaratieperiode (wordt getoond wanneer de week waarin je aan het boeken bent in twee declaratieperiodes valt)
- Resterend totaal budget (binnen de gehele toewijzing)
Let op: De budget tooltip is alleen een waarschuwing. Je kan nog steeds boekingen afsluiten en declareren, óók wanneer de tooltip aangeeft dat je het budget hebt overschreden.
Wanneer is budgetbeheer in ZilliZ handig?
Budgetten in ZilliZ helpen elke zorgaanbieder, bij elke cliënt en in elke situatie. Als zorgverlener krijg je direct inzicht in het beschikbare budget, wat helpt bij het plannen van de zorg. Dit geeft zorgorganisaties waardevolle managementinformatie om planningen op te baseren.
Tips voor efficiënt werken met budgetten in ZilliZ
Zorg ervoor dat je altijd consequent en zorgvuldig boekt. Dit geldt voor als je productie boekt voor declaraties, maar ook als je de verleende zorg vastlegt voor je eigen overzicht. Een vaste routine helpt en maakt het werk makkelijker en overzichtelijker. Maak duidelijke afspraken met je medewerkers, zodat iedereen op dezelfde manier werkt.
Hoe start ik met werken met budgetten in ZilliZ?
De basisinrichting van jouw ZilliZ omgeving is een onderdeel van het opstarten. Dit wordt voor de oplevering voor je gedaan. De basisinrichting baseren we op de informatie die je opgeeft over jouw doelgroep(en) en de zorg die je verleent.
Daarna richt je zelf de producten, contracten en toekenningen van jouw cliënten in. Dit leggen we aan de hand van het stappenplan aan je uit tijdens de opstarttraining. Zodra je bekend bent met deze stappen, kun je eenvoudig nieuwe cliënten toevoegen. Wil je extra uitleg? Naast het stappenplan is er ook een instructie webinar beschikbaar.
Veelgestelde vragen over werken met budgetten in ZilliZ
- Waarom kan ik declareren als in ZilliZ aangegeven wordt dat het budget is overschreden?
De budgettool tip is een waarschuwing. Je kan nog steeds boekingen afsluiten en declareren, óók wanneer de tooltip aangeeft dat je over budget bent gegaan. Je moet er rekening mee houden dat een declaratie wel wordt afgekeurd wanneer er geen afspraak is gemaakt over declareren met overschrijding van het budget. - Hoe registreer ik zorg die ik bij budgetten terug wil zien maar die ik niet op basis van productiebekostiging declareer?
Dit doe je door hier Dummy producten voor aan te maken. Deze dummy producten verwerk je hetzelfde als gewone producten maar dan zonder tarief en zonder opdracht voor declaratie. - Kunnen medewerkers altijd zien hoeveel budget ze gebruikt hebben, of kan ik dit uitzetten?
Je kunt ervoor kiezen of de tooltip zichtbaar is in de module zorg. Zo kun je zelf beslissen of zorgmedewerkers zien wat er van het budget verbruikt is en wat niet. - Ik wil graag inzicht hebben in hoeveel geld ik gebruikt heb voor een bepaald budget. Is dat mogelijk?
Ja, door het filter op euro’s te zetten, wordt het budget zichtbaar in euro’s. - Kan ik zelf instellen wanneer de tooltip een waarschuwing geeft?
Ja, je kunt de waarschuwing van de tooltip zelf instellen op een percentage van het budget dat is gebruikt. Hiermee bepaal je zelf wanneer je de waarschuwing krijgt.
