Het is een hele mond vol: de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg. De Wabvpz is een wet die veel invloed heeft op je plichten als zorgaanbieder. Het is daarom belangrijk om te weten op welke zorg deze wet van toepassing is en welke plichten erbij komen kijken. In dit artikel vertellen we je meer over de wet en hoe je deze wet in de praktijk goed toepast.
Voor wie is de Wabvpz?
De Wabvpz is van toepassing op alle zorg of dienstverlening die gefinancierd wordt vanuit de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg.
Rechten & plichten bij de Wabvpz
In de Wabvpz vind je de rechten van de cliënt als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens in de zorg. Deze rechten van de cliënt zorgen natuurlijk ook voor plichten voor jou als zorgaanbieder. Ook die vind je terug in deze wet. Hieronder zie je een samenvatting. Download voor een compleet overzicht deze factsheet van het ministerie van VWS. Daarin vind je alle rechten en plichten van de cliënt en de zorgaanbieder.
De cliënt
- De cliënt heeft het recht op gratis elektronische inzage in het zorgdossier of een gratis elektronisch afschrift van het dossier (via het ECD).
- De cliënt mag vragen om een overzicht van wie, wanneer, bepaalde informatie toe heeft gevoegd aan het zorgdossier en wie, wanneer, bepaalde informatie heeft ingezien.
- De cliënt heeft het recht om gegevens aan het zorgdossier toe te voegen.
- De cliënt heeft het recht om gegevens uit het zorgdossier te laten verwijderen/vernietigen.
De zorgaanbieder
- De zorgaanbieder stelt gegevens van de cliënt pas beschikbaar via een elektronisch uitwisselingssysteem, als de cliënt daar toestemming voor geeft.
- De zorgaanbieder geeft de cliënt informatie over zijn rechten bij elektronische gegevensuitwisseling.
- De zorgaanbieder heeft dossierplicht en is verplicht om alleen noodzakelijke gegevens in het zorgdossier op te nemen.
- De zorgaanbieder is verplicht om het zorgdossier up-to-date te houden.
- De zorgaanbieder is verplicht om de door hem bewaarde informatie, binnen 3 maanden na een verzoek van de cliënt te vernietigen.
- De zorgaanbieder is verplicht om te voldoen aan de eisen met betrekking tot de veiligheid van elektronische gegevensuitwisseling.
- De zorgaanbieder is verplicht tot het vragen van toestemming om gegevens te verstrekken uit het zorgdossier aan een andere behandelaar en/of vervanger van de hulpverlener.
- De zorgaanbieder is verplicht om acties en inzage in het elektronisch patiëntendossier vast te leggen, dit heet logging.
Wabvpz in de praktijk
De rechten en plichten uit de Wabvpz hebben invloed op je dagelijkse praktijk. In gesprekken met onze klanten worden de onderwerpen ‘inzage in het dossier’ en ‘logging’ het meest genoemd. Deze onderwerpen lichten we daarom verder toe.
Inzicht in het zorgdossier
‘Mogen jouw cliënten meelezen in hun zorgdossier?’ Wanneer wij deze vraag stellen aan een potentiële klant, merken we nog wel eens twijfel. We krijgen reacties als: “Nee, dat zie ik niet zitten, want dan zien ze ook al mijn aantekeningen.” Of: “Ja, ik weet dat dit de bedoeling is. Als de cliënt dit wil, dan kan ik wel wat printen.”
Sinds 1 juli 2020 hebben alle cliënten het recht op digitale inzage in hun cliëntdossier. Wanneer zij deze gegevens zelf willen ontvangen, hebben zij het recht dat dit op een veilige digitale manier gebeurt.
Als zorgaanbieder heb je de plicht om hieraan te voldoen. We horen regelmatig dat er gebruik wordt gemaakt van een beveiligde mail waarin de laatste rapportages en documenten naar de cliënt worden gestuurd. Ook horen we vaker de optie dat een cliënt een afspraak mag maken om op kantoor, achter de computer van de zorgaanbieder, in zijn of haar cliëntdossier te kijken. Of de optie dat de cliënt toegang krijgt tot de Cloud.
Cliëntlogin
Er zijn allerlei opties om toegang te verlenen. Maar, bij deze opties moet je als zorgaanbieder wel zelf in actie komen. Het is fijn om er minder omkijken naar te hebben. In dat geval is het aanbieden van een cliëntlogin een makkelijke en veilige manier om het cliëntdossier te delen. De cliënt kan 24/7 bij zijn of haar gegevens, zonder dat jij hiervoor extra in actie hoeft te komen.
Bij ZilliZ werken we ook met een cliëntlogin. Hierbij is het zelfs mogelijk om meerdere personen toegang te geven tot het cliëntdossier. Dit kan de cliënt zelf zijn, maar ook een cliëntvertegenwoordiger. Denk bijvoorbeeld aan een minderjarig kind dat in zorg is. In dat geval kun je de vader en de moeder een eigen login geven. Maar denk ook aan bijvoorbeeld een voogd of een mantelzorger.
Als zorgaanbieder bepaal je zelf welke tabbladen uit het cliëntdossier je zichtbaar maakt in de cliëntlogin. Dit kan bijvoorbeeld alleen het tabblad zijn met de rapportages, maar ook het tabblad met de documenten of het overzicht van de doelen.
Daarnaast kun je per rapportage of dossieritem aangeven of je deze intern wil houden of zichtbaar wil maken voor de cliënt. Dit is erg handig als een rapportage of een document nog niet definitief is. Wanneer het document af is, kun je het delen met de cliënt en/of vertegenwoordiger(s). Mocht je een akkoord van de cliënt nodig hebben, dan kun je het via de cliëntlogin van ZilliZ digitaal laten ondertekenen.
Logging
We hebben het nu vooral gehad over het delen van de informatie uit het cliëntdossier. Zoals je hebt gelezen, heeft de cliënt echter ook het recht om te weten wie er in zijn dossier heeft gekeken. Hier wordt niet vaak om gevraagd door cliënten. Maar aangezien hij of zij wel het recht heeft, is het belangrijk dat je hierop voorbereid bent. In ZilliZ wordt elke klik gerapporteerd. Je begrijpt dat dit een groot bestand is, maar op die manier kunnen we een overzicht maken van wie wat aan het dossier heeft toegevoegd en wie er in het dossier heeft gekeken.
De Wabvpz in het ECD van ZilliZ
Onze software biedt je handvatten om te voldoen aan je plichten volgens de Wabpvz. Met ons cliëntdossier zorg je dat jouw cliënten gebruik kunnen maken van hun rechten, zoals het recht op inzage en recht om iets te verwijderen of toe te voegen. Daarnaast helpt het ZilliZ ECD je om te voldoen aan je plichten als zorgaanbieder, zoals het veilig verzenden van informatie en het bijhouden van de logging. Het is eenvoudig in gebruik, veilig en zeer betaalbaar (all-in prijs). Bovendien helpen we je bij de installatie en zijn we bij vragen maar één telefoontje van je verwijderd.
