Een goed rapportagesysteem moet vooral gebruiksvriendelijk zijn. Je wilt veilig digitaal rapporteren volgens de wettelijke eisen en richtlijnen. En dit alles voor een lage prijs en met goede ondersteuning natuurlijk.
Het belang van een goed rapportagesysteem in de zorg
Een goed rapportagesysteem is onmisbaar in de zorg. Het helpt je niet alleen om je werk makkelijker en efficiënter te maken, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de wettelijke eisen en richtlijnen. Of je nu werkt in een kleinschalige zorginstelling of als zelfstandige zorgverlener, een effectief rapportagesysteem ondersteunt je in elke stap van het zorgproces.
Een goed zorg rapportagesysteem helpt je bij het veilig houden van gegevens, verbeteren van de communicatie binnen het zorgteam en geeft cliënten en hun vertegenwoordigers eenvoudig toegang tot hun dossiers. Kortom, een goed rapportagesysteem maakt jouw werk overzichtelijker en zorgt voor betere zorg. Wij vertellen je graag waarom een goed rapportagesysteem in de zorg onmisbaar is.
Verplicht rapporteren in de zorg
Rapporteren in de zorg is bijna altijd verplicht. Je moet cliënten (of hun wettelijk vertegenwoordigers) op verzoek digitaal inzage kunnen geven in hun dossier en zorgrapportages. Vaak zijn er ook richtlijnen voor het rapporteren, zoals verplichte rapportages aan financiers of voor verantwoording. Om dit te doen, heb je een digitaal rapportagesysteem nodig.
Gebruiksgemak
Dit digitaal rapporteren gebeurt in een ECD (Elektronisch Cliënten Dossier). Als zorgmedewerker wil je snel en makkelijk je rapportagescherm kunnen openen. Dat is de basis van een gebruiksvriendelijk systeem. Een goed rapportagesysteem is intuïtief en logisch opgebouwd. Ons ECD is daar een schoolvoorbeeld van en maakt rapporteren écht makkelijk.
Veiligheid van gegevens
Digitaal rapporteren zorgt ook voor veilige gegevensverwerking. Papieren informatie is voor iedereen toegankelijk, maar in een digitale omgeving heeft alleen geautoriseerd personeel toegang tot bepaalde informatie. Zo waarborg je de veiligheid van privacygevoelige gegevens van je cliënten en voldoe je aan de AVG-wetgeving.
Digitale inzage voor cliënten
De veiligste manier om cliënten digitaal inzage te geven in hun dossier, is via een eigen login in het digitale rapportagesysteem. Elke cliënt krijgt persoonlijke inloggegevens en kan inloggen in een beveiligde omgeving. Daar kan de cliënt rapportages en documenten bekijken en eventueel digitaal ondertekenen. Deze manier van inzage is veilig en verhoogt de transparantie en communicatie met de zorgverleners.
Richtlijnen voor rapporteren in de zorg
Een goed rapportagesysteem betekent niet automatisch dat rapporteren altijd goed gaat. Een goede rapportage is namelijk sterk afhankelijk van de protocollen die je volgt. Dit protocol bepaal je als organisatie zelf en maak je toegankelijk voor alle medewerkers via ons intranet. In dit protocol beschrijf je hoe rapporteren bijdraagt aan goede communicatie binnen het zorgteam, hoe er snel en effectief gerapporteerd kan worden, hoe informatie altijd digitaal beschikbaar is en welke maatregelen er zijn om gegevens veilig te bewaren.
Het ZilliZ rapportagesysteem voor de zorg
Bij ZilliZ weten we hoe belangrijk een goed rapportagesysteem is voor jouw werk. Ons ECD is speciaal ontworpen om je te ondersteunen bij alle aspecten van zorgrapportage. We bieden een gebruiksvriendelijke, veilige en complete oplossing die voldoet aan de wettelijke eisen en richtlijnen. Met ons systeem kun je eenvoudig rapporteren, gegevens veilig beheren en cliënten toegang geven tot hun dossiers.
Gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit
Als je in ons ECD bent ingelogd open je het rapportagescherm met één klik en navigeer je intuïtief tussen verschillende functies. Standaard templates helpen je om snel en volledig te rapporteren, terwijl je altijd over de meest actuele informatie beschikt. Ons systeem is flexibel en aanpasbaar aan jouw werkwijze, zodat je alleen de functies gebruikt die je nodig hebt. Gebruik je een functie niet, dan zet je deze gemakkelijk uit voor een beter overzicht. Wil je juist een extra module aanzetten, ook dat is geen probleem, je kunt op elk moment kosteloos een functionaliteit activeren.
Koppelingen en exports
We ondersteunen een koppeling met Vecozo, waarmee je bijvoorbeeld makkelijk declaraties kunt doen of een export van geleverde zorg kunt uitdraaien. Ook bieden we de mogelijkheid tot het maken van exports voor het CBS en boekhoudpakketten.
AVG-wetgeving & Veiligheid
Een goed zorgrapportagesysteem moet bovenal veilig zijn en voldoen aan de AVG. Veiligheid zit onder andere in de inlogmethoden en het instellen van toegangsrechten voor verschillende medewerkers. Ook de manier waarop de zorgrapportage is opgebouwd en de beveiliging van de datacentra dragen bij aan een veilig systeem.
Om gegevens volgens de AVG te verwerken, heb je toestemming nodig van de cliënt (of diens wettelijk vertegenwoordiger). Als zorgorganisatie sluit je hiervoor een verwerkersovereenkomst met je cliënt en met ons. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens veilig en volgens de wet worden verwerkt.
Ondersteuning en training
Met onze ondersteuning maak je binnen enkele weken een vliegende start. We helpen bij de inrichting van jouw omgeving en bieden een opstarttraining en verdere ondersteuning. Ons doel is om jouw werk zo makkelijk mogelijk te maken, zodat jij je kunt concentreren op het verlenen van de beste zorg. Plan een demo en ervaar zelf hoe ons ECD jouw werk kan verbeteren.
Starten van het ZilliZ rapportagesysteem
Starten met ons ECD is simpel. Log in via de link bij de offerte, vul de gegevens in en upload de documenten. Zodra alle gegevens compleet zijn, ontvang je bericht dat de opstart is gestart. We nemen telefonisch contact met je op om de inrichting te bespreken.
Vervolgens richten wij de basis van je ZilliZ-omgeving voor je in. Na ontvangst van de inloggegevens plannen we een online opstarttraining. Hierna kun je zelf aan de slag met het invoeren van gegevens. In ZilliZ vind je instructiebladen en meer dan 50 instructievideo’s om je nieuwe ECD volledig op maat in te richten.
Je krijgt hier een vast contactpersoon voor. Gedurende de eerste maanden kun je jouw vaste contactpersoon voor vragen en ondersteuning benaderen. Zo zorgen we ervoor dat je goed van start gaat met je nieuw zorgrapportage systeem.
Veelgestelde vragen over het ZilliZ rapportagesysteem
- Wat zijn de kosten van het rapportagesysteem? De eenmalige investering voor de opstart inclusief opstarttraining is € 525,00 exclusief btw. De maandelijkse kosten zijn € 49,50 plus € 2,45 per cliënt in zorg. Voor een rechtstreekse koppeling met Vecozo betaal je iets meer.
- Voldoet het rapportagesysteem standaard aan de AVG? Ja, ons systeem ondersteunt werken volgens de AVG. Om aan de AVG-wetgeving te voldoen moet je echter wel op de juiste manier gebruikmaken van het systeem. Je sluit een verwerkersovereenkomst met je cliënt en met ons. Daarna is het belangrijk dat medewerkers alleen toegang hebben tot de benodigde gegevens en dat er door alle medewerkers zorgvuldig wordt omgegaan met de vastgelegde gegevens.
- Wat zijn de voordelen van een ECD ten opzichte van een handmatig rapportagesysteem? Een ECD biedt een beveiligde omgeving waarin rapportages gelogd en geautomatiseerd verwerkt worden. Dit zorgt voor meer veiligheid en efficiëntie dan een handmatig systeem, zoals een papieren document of excelbestand.
- Kunnen wij ons zorgteam trainen in het beste gebruik van het rapportagesysteem? Ja, wij bieden verschillende vormen van training aan, zowel individueel online als voor groepen op locatie. Onze trainingen zijn maatwerk en worden samengesteld op basis van de input van jouw organisatie.
Met ons ECD heb je een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk rapportagesysteem dat je werk eenvoudiger maakt. Plan een demo en ervaar het zelf!
