Een MIM-melding staat voor Melding Incident Medewerker. Het is een manier om vast te leggen wat er onverwacht mis is gegaan bij de werkzaamheden van een medewerker. Naast de MIM-melding bestaat ook de MIC-melding, wat staat voor Melding Incident Cliënt. De MIC-meldingen hebben we in een eerder blog besproken.
Door incidenten te registreren en op te volgen, kun je ervan leren en samen een veilige zorg- en werkomgeving creëren. In dit artikel lees je over wat een MIM-melding precies inhoudt, hoe je deze vastlegt en opvolgt, en hoe je het gemakkelijk kunt verwerken in het ZilliZ ECD.
Wat is een MIM melding?
Een MIM-melding is een manier om een incident te melden dat plaatsvindt in of bij een (zorg)instelling. Je meldt een incident als het een negatieve impact heeft op de medewerkers die erbij betrokken zijn, of als het deze impact had kunnen hebben.
Met een MIM-melding leg je een incident op een objectieve manier vast. Het gaat er niet om wie er ‘fout’ zat, maar om te begrijpen wat er is gebeurd en om ervan te leren. Hoe is de situatie ontstaan? En hoe kun je voorkomen dat het opnieuw gebeurt? Ook beschrijf je welke stappen daarvoor nodig zijn. Heeft de medewerker ondersteuning nodig? Of moet er iets veranderen op de werkvloer?
Wat is het doel van een MIM Melding
Een belangrijk doel van een MIM-melding is dat het bijdraagt aan een veilige werkomgeving en een cultuur van open communicatie. Door incidenten te bespreken kun je verbeteringen doorvoeren om herhaling te voorkomen.
Een MIM-melding is een vastgesteld proces waarbij je belangrijke informatie verzamelt en de opvolging vastlegt. Dit doe je het liefst met zo min mogelijk administratief gedoe. Het helpt je bovendien om medewerkers te ondersteunen na een incident. In de melding leg je vast wie het opvolgt en welke nazorg gewenst is. Zo kun je je medewerker opvangen en de juiste hulp bieden.
Het melden van incidenten heeft als doel de kwaliteit van de zorg te verbeteren.
Waarom zijn MIM meldingen belangrijk voor goede zorg?
Goede zorg begint bij professionele medewerkers die precies weten wat er van hen wordt verwacht en die zeker zijn van een veilige werkomgeving. Laat je medewerkers weten wanneer ze een incident moeten melden en hoe ze dat kunnen doen. Informeer hen over het doel van MIM-meldingen en benadruk dat het melden van incidenten veilig is.
Maak van het bespreken van incidentmeldingen een vast onderdeel van elk teamoverleg. Op die manier vormt het melden, analyseren en vooral het leren van incidenten een samenhangend geheel van acties. Leg verbeterpunten en nieuwe afspraken duidelijk vast.
Wanneer een MIM melding maken?
Wanneer je een MIM-melding moet doen, kan dit per organisatie verschillen. Zorg ervoor dat deze afspraken voor jouw organisatie goed zijn vastgelegd en duidelijk zijn voor alle medewerkers.
Over het algemeen zijn de volgende situaties een reden voor een MIM-melding:
- een incident met een dodelijke afloop;
- een incident met ernstig lichamelijk letsel;
- een ziekenhuisopname binnen 24 uur na een incident;
- een incident dat psychisch letsel veroorzaakt;
- een incident met materiële schade en gevaar voor de veiligheid;
- een incident als gevolg van een beroepsziekte of vermoedens daarvan;
- een incident dat gevaar oplevert voor de gezondheid;
- een bijna-ongeval met verzuim als gevolg.
MIM-formulier en protocollen
Hoe en wanneer je een incident meldt, leg je vast in een protocol. Dit is een afspraak binnen de zorgorganisatie. Hierin staat in welke situaties je een MIM-melding doet, wie de verantwoordelijkheid heeft voor de opvolging en afhandeling van het incident, en hoe de evaluatie van incidenten plaatsvindt.
Incidentmeldingen worden meestal gedaan in een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Het gebruik van een ECD helpt bij het beschermen van de vaak gevoelige gegevens die bij een incident beschreven worden. Binnen ZilliZ is er een speciale functie voor MIM-meldingen.
Je kunt een MIM dan op verschillende plaatsen in het ECD melden: via rapportages, P&O beheer, het medewerkersdossier en via het medewerkersprofiel. Voor een efficiënte melding kies je het juiste sjabloon en de categorie(ën) en je start de melding. Tip: Vermeld in de onderwerpregel een korte samenvatting van het incident. Dit biedt snel inzicht in overzichten en bij het analyseren van incidentmeldingen.
Een incidentmelding wordt als dossieritem in het dossier van de medewerker gezet. Dit is als MIM-melding herkenbaar aan een icoontje. Bij het maken van een MIM-melding wordt automatisch een herinnering aangemaakt voor de medewerker die het incident op moet volgen. Je kunt hier ook eventuele bijzonderheden noteren. Zodra de incidentmelding is afgerond, worden gekoppelde herinneringen automatisch gesloten.
Met dit proces is de opvolging en de afhandeling van een MIM-melding goed geregeld.
Hoe maak je een MIM-melding met ZilliZ
Met ZilliZ registreer je eenvoudig MIM-meldingen. Dit is een standaardoptie binnen het ZilliZ ECD en kan in drie eenvoudige stappen worden ingesteld.
1. Als ZilliZ beheerder, met rechten op de module P&O, ga je naar ‘Module Gebruik’. Hier zet je ‘incident melden medewerkers’ op ‘Ja’ en kies je ‘Opslaan’.
2. Vervolgens maak je een nieuw sjabloon aan voor het melden van incidenten, of pas je een bestaand sjabloon aan.
3. Dan maak je de incident categorieën aan die je in dit sjabloon wilt gebruiken.
Je kunt nu MIM-meldingen registreren door naar het medewerkersdossier of de rapportage te gaan en de medewerker te selecteren.
Het voordeel van MIM-meldingen met sjablonen is dat je zelf de opmaak kunt bepalen. Je kunt je eigen sjablonen helemaal zelf aanmaken of een sjabloon uit de documentenbibliotheek als basis gebruiken en aanpassen voor jouw organisatie.
Hieronder zie je een voorbeeld van een sjabloon voor een MIM-melding van een FOBO (Fouten-Ongevallen-Bijna Ongevallen). In ZilliZ kun je sjablonen aanpassen op jouw werkproces en de informatie die je wilt verzamelen.
Automatische reminders en MIM-melding overzicht
Wanneer je in ZilliZ een incidentmelding aanmaakt, wordt automatisch een reminder aangemaakt voor de persoon die het incident opvolgt. Dit zorgt ervoor dat de medewerker die verantwoordelijk is voor opvolging weet dat er actie nodig is en wat de eventuele bijzonderheden zijn.
Zo moet bijvoorbeeld een incident met een medewerker soms worden gemeld bij de Nederlandse Arbeidsinspectie of kan een melding bij de IGJ nodig zijn.
Zodra alle stappen van de incidentmelding zijn afgehandeld, kan de opvolger deze melding als ‘gesloten’ opslaan. Je kunt eenvoudig een overzicht maken van alle incidentmeldingen. Hierbij kun je filteren op datum, melder, medewerker, categorie en status. Deze overzichten geven inzicht en helpen je bij het verbeterproces.
Van MIM-melding naar verbetering in de praktijk
Wanneer je incidentmeldingen filtert, krijg je inzicht in patronen, zoals incidenten die vaak binnen een bepaalde categorie vallen of medewerkers die vaker dan gemiddeld betrokken zijn. Met deze kennis kun je passende maatregelen nemen om herhaling te voorkomen.
Door deze gegevens na verloop van tijd opnieuw te analyseren, ontdek je welke maatregelen effectief waren en welke minder. Dit biedt inzicht in toekomstige succesfactoren.
Hoe maak je een MIM-melding zo duidelijk mogelijk?
Bij het maken van een MIM-melding is het belangrijk om concreet te zijn zodat in een overzicht duidelijk is wat er is gebeurd. Onderstaande tips kunnen je hierbij helpen.
- Vermeld in de onderwerpregel een samenvatting van het incident
- Concentreer je op feiten en beschrijf deze zo specifiek mogelijk
- Gebruik korte zinnen en eenvoudige taal
- Benoem de oorzaak en het gevolg van een incident
- Geef verbetersuggesties en noteer oplossingen om herhaling te voorkomen
- Vermeld alleen de noodzakelijke persoonlijke gegevens om de privacy van betrokkenen te beschermen.
Door deze tips te volgen, zorg je voor duidelijke en effectieve MIM-meldingen. Dit draagt bij aan de verbetering van de zorgkwaliteit en de veiligheid van je medewerkers.
Hoe helpt het ZilliZ ECD je verder?
Ben je benieuwd hoe incidentmeldingen in de praktijk werken met ZilliZ? Kijk dan naar de opname van het webinar over incidentmeldingen. Hierin kun je zien hoe je MIC- en MIM-meldingen instelt, een sjabloon inricht en categorieën aanmaakt. Ook ontdek je hoe je een melding aanmaakt en welke inzichten de overzichten bieden.
Gebruik je ZilliZ nog niet en wil je weten of het de juiste keuze is voor jouw organisatie? Vraag dan een Video Demo aan of plan een afspraak voor een persoonlijke online rondleiding met een ZilliZ expert.
Veelgestelde vragen over MIM meldingen
1. Hoe lang moet je MIM meldingen bewaren in ZilliZ?
Er is geen wettelijke bewaartermijn. Volgens de AVG moet je gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Over het algemeen is een bewaartermijn van vijf jaar gerechtvaardigd gelet op de verjaringstermijn in geval van claims.
2. Kunnen medewerkers anoniem een MIM melding maken?
Nee, MIM-meldingen zijn meestal niet anoniem te maken omdat ze betrekking hebben op incidenten waarbij medewerkers zijn betrokken.
3. Hoe kan ik het registreren als een incident zich herhaalt?
Registreer een terugkerend incident door een nieuwe MIM-melding aan te maken, te verwijzen naar eerdere meldingen. Documenteer daarbij de frequente oorzaken en ondernomen maatregelen voor verdere analyse en verbeteringen.
4. Hoe koppel je MIM meldingen aan andere registraties in ZilliZ?
Een MIM-melding is zichtbaar in het dossier van de medewerker. Bij meerdere incidenten zie je deze in het dossier.
5. Kan ZilliZ trainingen geven voor het werken met MIM meldingen in ZilliZ?
ZilliZ kan trainingen geven voor het inrichten van incidentmeldingen, sjablonen en categorieën. ZilliZ geeft geen trainingen over hoe en wanneer je incidenten meldt. Dit zijn procesafspraken binnen je organisatie waarover je medewerkers zelf moet informeren.
