Een veilige zorgadministratie is geen luxe maar noodzaak. Cybersecurity speelt hierin een erg belangrijke rol. Cybersecurity gaat over het beschermen van gegevens. In de zorg is cybersecurity extra belangrijk. Je werkt immers met privacygevoelige informatie die cliënten aan jou toevertrouwen.
Het veilig opslaan van cliëntgegevens in jouw zorgadministratie moet geborgd zijn in jouw kwaliteitssysteem. Daarnaast verplicht de wetgeving je om AVG-compliant te zijn.
Dit lijkt misschien lastig, maar in de praktijk gaat het vooral om bewustwording en slim werken. ZilliZ ondersteunt je bij een veilige zorgadministratie. Wij helpen je om jouw data veilig en volgens de regels te beheren. Samen maken we van digitale veiligheid een prioriteit!
Waarom is cybersecurity belangrijk in de zorg?
Binnen de zorg draait alles om het welzijn en de privacy van cliënten. Daarom zijn cybersecurity maatregelen in de zorg extra belangrijk. Cliëntgegevens zijn vaak zeer gevoelig; stel je voor dat persoonlijke informatie van jouw cliënten in verkeerde handen valt. De gevolgen kunnen enorm zijn, van reputatieschade tot vertrouwensverlies.
Een datalek voorkomen, begint bij een goede beveiliging van alle digitale systemen waarmee je werkt. Cybersecurity helpt je om jouw aandacht volledig op je cliënten te kunnen richten, zonder je zorgen te maken over de veiligheid van zorgdata.
Wat houdt cybersecurity in de zorg in?
Cybersecurity in de zorg houdt in dat je er alles aan doet om gegevens van je cliënten, maar ook van je medewerkers, veilig op te slaan. Zie het als het slot op doen van je digitale voordeur. Door je digitale voordeur goed te beveiligen hebben alleen personen toegang die jij zelf toegang verleent. We geven je wat tips over de verschillende onderdelen die het digitale slot kunnen vormen.
Veilige opslag van cliëntdata
In je zorgadministratie is het instellen van toegangsprivileges ontzettend belangrijk. Dit betekent dat cliëntgegevens alleen toegankelijk mogen zijn voor medewerkers die betrokken zijn bij de zorg voor deze cliënt. Dit toegangsbeleid geldt uiteraard ook voor de gegevens van je medewerkers.
Beveiligde toegang met 2FA
Een ander belangrijk aspect van cybersecurity is toegangscontrole. Met tweefactorauthenticatie (2FA) zorg je ervoor dat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot informatie. Dit voegt een extra beschermlaag toe die de vertrouwelijkheid van gegevens waarborgt.
Bescherming tegen hackers en malware
Cyberdreigingen zoals hackers en malware vormen een constant probleem. Goede beveiligingssystemen houden ongewenste indringers buiten en zorgen ervoor dat systemen vrij blijven van schadelijke software. Ook ZilliZ wordt voortdurend gemonitord op eventuele dreigingen. Maar let op: vaak ontstaat een probleem door je eigen gedrag.
Het belangrijkste advies om een hack te voorkomen is: klik niet op linkjes in berichten zonder het mailadres van de afzender vooraf te controleren. Hackers sturen berichten die nauwelijks van echt te onderscheiden zijn. Met één verkeerde klik geef je hackers toegang tot al je gegevens. Met grote gevolgen voor jou en je cliënten.
Back-ups en herstel van gegevens
ZilliZ is een online applicatie met backup-tools. Dit geldt misschien niet voor alle programma’s waar je mee werkt. Houd er rekening mee dat systemen ontregeld kunnen worden. Ga daarom na of je zonder gegevensverlies door kunt werken in geval van calamiteiten. Dit zorgt ervoor dat je voorbereid bent op continuïteit en minimale onderbreking in de zorgverlening.
Veilige gegevensuitwisseling
Ook bij de uitwisseling van data is veiligheid van groot belang. Kies daarom voor applicaties met een hoge beveiligingsstandaard waarbij gegevens binnen een gesloten circuit blijven. Dit geldt bijvoorbeeld voor de Vecozo-koppeling binnen ZilliZ, maar ook voor het beveiligd mailen binnen de ZilliZ-omgeving. Zo voorkom je dat gegevens onderschept kunnen worden.
AVG-compliance in de zorg
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een belangrijke wetgeving die je verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Dit betekent dat je als zorgverlener moet voldoen aan strenge eisen om de privacy van je cliënten, maar ook van je medewerkers, te beschermen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Verwerkersovereenkomst: dit is een document waarmee je jouw cliënt toestemming vraagt en informeert over het verwerken van gegevens. Een verwerkersovereenkomst wordt vaak opgenomen in het zorgplan.
- Recht op digitale inzage: dit is de verplichting die je als zorgaanbieder hebt om jouw cliënten op verzoek digitaal inzage te geven in zijn/haar dossier.
- Het recht op vergetelheid: cliënten kunnen verzoeken om hun gegevens te laten verwijderen. Dit is het recht op vergetelheid. Maar let op; hier zitten meerdere kanten aan. Want je hebt ook te maken met een wettelijke bewaarplicht. Je bent als zorgaanbieder dus verplicht om zorgdossiers gedurende een bepaalde termijn te bewaren en je hebt ook de verplichting dit op enig moment te verwijderen.
AVG-compliance is ook in de zorg van belang; het beschermt niet alleen je cliënten en medewerkers, maar voorkomt ook juridische problemen voor je organisatie. Gelukkig maakt ZilliZ het eenvoudig om compliant te zijn. Met de juiste inrichting van ZilliZ zorg je ervoor dat administratieve processen voldoen aan de AVG. Met behulp van sjablonen kun je toestemming goed registreren. Via het cliëntportaal kunnen cliënten veilig inzage krijgen in hun gegevens. ZilliZ helpt je om aan al deze verplichtingen te kunnen voldoen.
Beveiligd mailen in de zorg
In de zorg is het belangrijk om altijd veilig te communiceren. Gewone e-mail kan onveilig zijn, omdat het risico bestaat dat berichten onderschept worden door onbevoegden. Hierdoor kunnen persoonlijke gegevens in verkeerde handen vallen.
Beveiligd mailen binnen ZilliZ betekent dat de gegevens ZilliZ niet verlaten. Het beveiligd mailen loopt via een portaal waarop de ontvanger van een beveiligde e-mail kan inloggen. De ontvanger krijgt hiervoor een link naar het portaal. Na het openen van de link wordt een tweede mail met een code toegestuurd waarmee ingelogd kan worden. De e-mailberichten en de eventuele bijlagen blijven 3 maanden beschikbaar in het portaal. Zo maakt ZilliZ veilige communicatie met externe partijen ook eenvoudig en betrouwbaar.
Tweefactorauthenticatie (2FA) in de zorg
Inlogbeveiliging is een belangrijke maatregel voor het veilig gebruiken van online applicaties. Tweefactorauthenticatie (2FA) biedt extra bescherming voor een veilig toegangsbeleid. 2FA betekent dat je inlogt met je wachtwoord en hierna ook nog een extra code in moet voeren.
Omdat 2FA in de zorg heel belangrijk is, kun je als medewerker in ZilliZ alleen inloggen met de combinatie van je wachtwoord en een 2FA-code die je via je telefoon genereert. Deze inlogbeveiliging zorgt ervoor dat je alleen als bevoegd persoon toegang kunt krijgen tot ZilliZ.
Andere factoren van inlogbeveiliging zijn het blokkeren van de toegang na meerdere foutieve inlogpogingen, de mogelijkheid om toegang te beperken tot een IP-adres en het uitloggen van een sessie als er gedurende een periode geen activiteiten plaatsvinden. ZilliZ bevat deze protocollen om maximale veiligheid van jouw gegevens te realiseren.
Hoe zorgt ZilliZ voor veilige zorgadministratie?
Een veilige zorgadministratie is meer dan alleen goede inlogbeveiliging. Een veilig ECD betekent ook dat de toegangsautorisaties goed ingesteld moeten worden, dat opslag en uitwisseling van gegevens gecodeerd gebeurt en dat het systeem beveiligd is tegen gegevensverlies.
Toegangsautorisatie: dit betekent dat je medewerkers in ZilliZ toegang tot modules kunt geven op basis van een rollenstructuur. Je koppelt een rol in ZilliZ aan specifieke modules. Zo hoeft een zorgmedewerker geen toegang te krijgen tot medewerkersgegevens en administratieve medewerkers niet tot rapportages
Een extra beveiliging binnen ZilliZ is dat een gebruiker automatisch wordt uitgelogd na meerdere pogingen om bij gegevens te komen waarvoor geen toegangsrecht is ingesteld.
Gecodeerde opslag en uitwisseling van gegevens: dit houdt onder andere in dat wachtwoorden in ZilliZ gecodeerd worden opgeslagen en gegevens ontkoppeld worden opgeslagen. Cliëntgegevens worden bijvoorbeeld opgeslagen onder een cliënt-ID. Dossiers worden met het cliënt-ID ontkoppeld ergens anders opgeslagen.
Voor de gegevensoverdracht tussen centrale servers en gebruikers wordt gebruikgemaakt van het beveiligde HTTPS-protocol.
Beveiliging tegen verlies: alle gegevens in ZilliZ worden op verschillende servers van Amazon Web Services binnen Europa opgeslagen. Dit systeem wordt doorlopend gemonitord en AWS zorgt voor Back-ups.
ZilliZ heeft de Platina status van Visma behaald. Dat betekent dat ZilliZ voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van veiligheid, want de mogelijke statussen zijn Brons, Zilver, Goud en Platina.
Praktische tips voor cybersecurity in je zorgpraktijk
Cybersecurity is een belangrijk onderdeel van je kwaliteitsmanagement. Dit betekent dat je werkt volgens bepaalde normenkaders zoals ISO 9001, ISO 27001, NEN 7510 of HKZ. Zorg ervoor dat de afspraken voor cybersecurity in je zorgpraktijk bekend zijn bij alle medewerkers. Bijvoorbeeld door ze vast te leggen in het ZilliZ Intranet.
Cybersecurity tips in de zorgpraktijk zijn:
- Informeer je medewerkers over de afspraken; leg deze goed vast en bespreek ze regelmatig.
- Creëer bewustwording over het belang van inlogbeveiliging; voorzichtig zijn met openbare wifi en het risico van onbetrouwbare linkjes in berichten.
- Organiseer eventueel trainingen over cybersecurity.
Veelgestelde vragen over cybersecurity in de zorg
1. Is ZilliZ veilig genoeg voor gevoelige cliëntdata?
Ja, ZilliZ is zeker een veilig zorgadministratie systeem. De wijze waarop je het ECD inricht, je toegangsautorisatie en hoe je in ZilliZ werkt, bepalen voor een nog groter deel de veiligheid van je cliëntdata.
2. Wat gebeurt er als mijn wachtwoord wordt gehackt?
Doordat je als medewerker verplicht bent met 2FA in te loggen, kunnen hackers zelfs met je wachtwoord geen toegang tot ZilliZ krijgen.
3. Kan ik in ZilliZ zelf instellen wie toegang heeft tot welke gegevens?
Jazeker, dit is zelfs een belangrijke voorwaarde voor het veilig werken in ZilliZ.
4. Wat moet ik doen bij het vermoeden van een datalek?
Bij het vermoeden van een datalek moet je de personen die het betreft, informeren en direct dit vermoeden melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je meer weten over ZilliZ? Plan hier je online demo of vraag de video demo aan
