Als zorgverlener werk je dagelijks met vertrouwelijke gegevens. Denk aan rapportages of documenten die je met de cliënt of een vertegenwoordiger wil delen. Via het Extranet van ZilliZ kan dit eenvoudig en veilig. Toch zijn er momenten dat je iets snel per e-mail wil versturen, bijvoorbeeld als je informatie met een externe partij wil delen. In dat geval komt beveiligd mailen goed van pas. Vanuit het ZilliZ ECD verstuur je vertrouwelijke informatie veilig en zonder extra kosten via een beveiligde e-mail, direct vanuit het dossier van een cliënt, de berichtenmodule, of het facturatiescherm. Zo voldoe je aan de AVG en houd je de gegevensbescherming in eigen hand.
Wat houdt beveiligd mailen in?
Bij beveiligd mailen heeft alleen de ontvanger toegang tot het bericht via een unieke code. Die code kun je één keer gebruiken en vervalt na een korte tijd. Hierdoor blijft privacygevoelige informatie beschermd. Het mooie is dat deze berichten ook niet oneindig worden opgeslagen, maar na enkele maanden automatisch verdwijnen. Dit vermindert risico’s en zorgt dat alleen de juiste personen bij de beveiligde informatie kunnen.
Waarom is beveiligd mailen in de zorg zo belangrijk?
Zorginstellingen werken ontzettend veel met privacygevoelige informatie. De AVG legt daarom strengere eisen op in de zorgsector dan in andere sectoren. Dit is logisch want in deze sector worden veel privacygevoelige gegevens opgeslagen en verwerkt.
Met ZilliZ hoef je geen externe software aan te schaffen voor beveiligd mailen, deze functie zit namelijk standaard in het ZilliZ ECD. Dat scheelt niet alleen geld, maar ook tijd en het voorkomt dat informatie onbedoeld op je laptop terechtkomt. Wil je bijvoorbeeld een document uit ZilliZ als via e-mail versturen, dan moet je het document eerst exporteren uit ZilliZ om het als bijlage toe te kunnen voegen aan een e-mail. Dat betekent dat deze (privacygevoelige) gegevens ook op jouw laptop of pc staan. Zo komt privacygevoelige informatie vaak ongemerkt en onbedoeld buiten de beveiligde omgeving terecht. Met beveiligd mailen via ZilliZ heb je dit risico niet, omdat je het document direct vanuit het ZilliZ ECD meestuurt.
Het ZilliZ ECD biedt een veilige omgeving waarin alles rondom je cliënt centraal staat en beveiligd blijft. ZilliZ regelt het veilig delen van dossiers en andere gevoelige documenten volledig binnen het ECD. Je kunt in het ECD ook gemakkelijk dossiers of facturen uit ZilliZ als bijlagen toevoegen, zodat je deze ook beveiligd kunt delen. Dé ideale oplossing voor veilig mailen in de zorg.
De risico’s van onbeveiligd mailen in de zorg
Onbeveiligd mailen in de zorg brengt serieuze risico’s met zich mee. Als bijvoorbeeld een e-mail per ongeluk naar de verkeerde persoon gaat, ontstaat er een datalek. Wanneer informatie over de zorg die jouw cliënten krijgen in verkeerde handen valt, kan hier namelijk misbruik van gemaakt worden. Wat een cliënt ernstige schade kan toebrengen.
Een gevolg van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is dat organisaties en personen die persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, meer verantwoordelijkheden hebben gekregen. Dit betekent ook dat de cliënten waarvan je de gegevens beheert, meer rechten hebben. Wanneer jij je als zorgorganisatie of zorgverlener niet aan de regels van de AVG houdt, riskeer je een boete.
Datalekken moet je daarom melden aan zowel de cliënt als de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze situatie voorkom je eenvoudig door beveiligd mailen te gebruiken. Hier vind je meer informatie over het melden van een datalek en de gevolgen hiervan.
Hoe werkt beveiligd mailen met ZilliZ
De berichtenmodule in ZilliZ maakt het mogelijk om veilig te mailen naar iedereen, ook mensen die ZilliZ zelf niet gebruiken. De ontvanger ontvangt een melding met een link naar een beveiligd portaal. Na inloggen krijgt de ontvanger een unieke code waarmee hij het bericht kan openen. Deze code is 10 minuten geldig en vervalt daarna. Zo waarborg je de veiligheid van je communicatie.
Bovendien blijft alle informatie 3 maanden in het portaal staan zodat je ze nog gemakkelijk kunt teruglezen. Een andere handige optie is dat je verzonden berichten weer in kunt trekken wanneer dit nodig is. Hiermee is beveiligd mailen met ZilliZ een toegevoegde waarde voor elke zorgondernemer.
Start nu met beveiligd mailen voor de zorg!
Zorg voor de cliënt staat voorop en dit geldt ook bij communicatie. ZilliZ maakt het makkelijk om veilig te mailen zonder extra programma’s. Zie jij ook de voordelen van beveilgd mailen voor de zorg vanuit het ZilliZ ECD? Boek dan een online demo van ZilliZ. Tijdens een online demo leiden we je door een ZilliZ omgeving rond en kun je met eigen ogen zien hoe beveiligd mailen in ZilliZ werkt. Met één druk op de knop stuur je veilig berichten en bijlagen. We laten je uiteraard ook alle andere voordelen van het ZilliZ ECD zien.
Veelgestelde vragen over veilig mailen in de zorg
Wat heb ik nodig om beveiligd te kunnen mailen met ZilliZ?
Met een ZilliZ ECD-omgeving kun je direct veilig mailen. Zodra jouw ECD-omgeving is ingericht en klaar is voor gebruik, maak je automatisch gebruik van de ingebouwde beveiligde mailfunctie. Hierdoor heb je geen aparte software of externe maildienst nodig. Alles werkt eenvoudig vanuit de ZilliZ berichtenmodule, waarmee je in een beveiligde omgeving direct kunt mailen met cliënten, familieleden en andere zorgpartners.
Is beveiligd mailen in de zorg verplicht?
Ja, beveiligd mailen is verplicht zodra er persoonsgegevens in een e-mail voorkomen. In de zorgsector werk je met privacygevoelige informatie, zoals rapportages en medische gegevens van cliënten. Om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen, stelt de AVG dat e-mails met persoonsgegevens alleen op een veilige, gecodeerde manier verstuurd mogen worden. Dit voorkomt dat vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen. Met de ingebouwde beveiligde mailfunctie van ZilliZ voldoe je moeiteloos aan deze verplichting zonder aparte beveiligingsmaatregelen.
Wat zijn Persoonsgegevens?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn persoonsgegevens alle gegevens die iets over een persoon kunnen zeggen of waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Denk hierbij aan naam, adres, geboortedatum en medische informatie. In de zorg zijn deze gegevens vaak zeer gevoelig en onderhevig aan strikte regels voor gegevensbescherming. ZilliZ zorgt dat deze gegevens veilig blijven door middel van beveiligd mailen, wat een extra laag bescherming biedt in de communicatie met cliënten en hun vertegenwoordigers.
Hoe weet ik of mijn bericht beveiligd is verzonden?
In ZilliZ kun je eenvoudig controleren of een bericht beveiligd verzonden is. Alle beveiligde berichten, inclusief eventuele bijlagen en antwoorden van de ontvanger, worden automatisch opgeslagen in de berichtenmodule. Hier heb je direct toegang tot alle verzonden en ontvangen berichten en kun je de beveiligde status controleren. Zo blijft alle communicatie overzichtelijk en veilig op één plek. Bovendien kun je ook berichten intrekken indien nodig, wat zorgt voor extra controle over je communicatie.
Kunnen beveiligde mails ook beantwoord worden door mijn cliënten?
Ja, ontvangers van een beveiligde mail via ZilliZ kunnen hier direct op reageren. Zodra zij het bericht openen via het beveiligde portaal, krijgen zij de mogelijkheid om een beveiligd antwoord terug te sturen. Dit zorgt voor een veilige tweerichtingscommunicatie, zodat cliënten, familieleden of zorgpartners gemakkelijk en veilig kunnen reageren zonder het risico van onbeveiligde gegevensoverdracht.
Zijn er extra kosten verbonden aan beveiligd mailen via ZilliZ?
Nee, beveiligd mailen is een standaard functie in het ZilliZ ECD. Dit betekent dat je zonder extra kosten gebruikmaakt van deze veilige manier van communiceren. Hierdoor bespaar je niet alleen geld, maar ook tijd en moeite om met externe beveiligde e-mailservices te werken. Beveiligd mailen is volledig geïntegreerd in de ZilliZ omgeving, zodat je zonder extra handelingen voldoet aan de eisen voor veilige communicatie in de zorg.
