Geplaatst op 05 jul 2024 door ZilliZ
Leestijd 7 minuten

Hoe kun je goed rapporteren in de zorg?

Om altijd de best passende zorg te kunnen verlenen en deze waar nodig te kunnen verantwoorden, is rapportage van zorg essentieel. De behoefte aan zorg kan wisselen, bijvoorbeeld door een medische situatie of veranderende persoonlijke wensen. Door goed te rapporteren kan elke medewerker die contact heeft met de cliënt de historische informatie, gemaakte afspraken en wensen van de cliënt altijd teruglezen.

Dit is handig bij een dienstoverdracht, maar nog belangrijker als er geen overdracht is. Goed rapporteren in een ECD betekent namelijk dat iedereen dezelfde informatie heeft.

Rapporteren in de zorg

Het belangrijkste doel van rapporteren in de zorg is dat cliënten de juiste zorg op het juiste moment krijgen. Je legt vast wat de juiste zorg is en wanneer deze verleend moet worden. Dit wordt bij de start van de zorg, samen met de cliënt, bepaald en vastgelegd in de zorgovereenkomst. Hierin kan ook de manier van rapporteren worden opgenomen, zoals rapportage op doelen.

Soms moet je bij het rapporteren van zorg voldoen aan eisen van financiers (zoals gemeenten) of aan wet- en regelgeving (zoals de Wet Zorg en Dwang en incidentmeldingen). In dat geval moet de rapportage aan deze eisen voldoen.

Als er geen verplichtingen zijn vanuit financiers of wet- en regelgeving, maak je binnen de organisatie vaak afspraken om de zorg eenduidig te rapporteren. In ons ECD kun je eigen sjablonen aanmaken, zodat je voor documenten zoals de zorgovereenkomst met uniform opgemaakte documenten werkt.

Een andere vorm van rapportage is het vastleggen van gegevens voor verantwoording, zoals CBS-rapportages en de jaarverantwoording.

Het belang van goed rapporteren in de zorg

Er zijn twee soorten rapportage van zorg: het verslag van de feitelijke zorg die verleend is en hoe de cliënt deze ontvangen heeft, en de rapportage van data die aan externe partijen verstrekt moeten worden, bijvoorbeeld voor jaarverantwoording. Beide soorten rapportages zijn belangrijk en moeten dus goed bijgehouden worden!

Continuïteit van zorg

Door goede zorgrapportages zorg je ervoor dat collega’s altijd op de hoogte zijn van de zorg aan de cliënt. Dit zorgt voor continuïteit en gelijkwaardigheid in de geleverde zorg.

Verantwoordingsplicht

Transparantie is belangrijk. Zorgorganisaties moeten vaak verantwoording afleggen over de besteding van middelen, met uitzondering van organisaties die uitsluitend zorg vanuit de Wmo leveren.

Kwaliteitsverbetering

Het monitoren en verbeteren van de zorgkwaliteit is ook een reden om goed te rapporteren in de zorg. Bijvoorbeeld door incidenten te rapporteren en evalueren, leg je de basis voor kwaliteitsverbetering.

Bij het vastleggen van privacygevoelige gegevens moet je rekening houden met de juridische bescherming ervan. Volgens de AVG mogen bepaalde gegevens alleen vastgelegd worden met toestemming van de cliënt (of diens wettelijk vertegenwoordiger). Om goed te rapporteren moet je een verwerkersovereenkomst hebben met je cliënten én met het ECD waarin je rapporteert. Een verwerkersovereenkomst is daarom standaard onderdeel van onze overeenkomst. Voor de verwerkersovereenkomst met je cliënten ben je als zorgverlener zelf verantwoordelijk.

Een goede rapportage schrijven in de zorg

Een goede rapportage is de sleutel tot hoogwaardige zorg. Goed rapporteren zorgt ervoor dat iedereen binnen het zorgteam op de hoogte is van de zorg die verleend is en de resultaten daarvan. Dit maakt het mogelijk om continuïteit en kwaliteit van zorg te waarborgen. Hier zijn een paar tips om je te helpen bij het schrijven van een goede rapportage:

  • Beschrijf de verleende zorg nauwkeurig: Geef een duidelijk beeld van de zorg die je hebt verleend en leg uit welk resultaat dit had op de cliënt. Dit helpt je collega’s om de situatie goed te begrijpen en hierop in te spelen.
  • Gebruik duidelijke taal en schrijf consistent: Blijf bij de feiten en vermijd subjectieve meningen. Steeds op dezelfde manier (om)schrijven helpt om een duidelijk en begrijpelijk verslag te maken dat voor iedereen in het team helder is.
  • Rapporteer tijdig: Noteer direct in steekwoorden of korte zinnen de relevante zaken zodat je niets vergeet. Werk je rapportage zo snel mogelijk verder uit om ervoor te zorgen dat alle informatie actueel en nauwkeurig blijft.

Met deze aanpak zorg je ervoor dat je zorgrapportages effectief en bruikbaar zijn voor het hele zorgteam. Dit draagt bij aan een hogere kwaliteit van zorg en betere communicatie binnen het team.

Tips voor goed rapporteren in de zorg met het ZilliZ ECD

Goed rapporteren doe je het best direct. Je kunt ook de dictafoon op je mobiel gebruiken. Als je telefoon aan ons ECD gekoppeld is, kun je het rapportagescherm openen en je complete rapportages inspreken.

Naast zorgrapportages moet je vaak andere rapportages maken, zoals evaluaties. Gebruik hiervoor templates. In ons ECD kun je zelf sjablonen aanmaken of standaard sjablonen uit de bibliotheek gebruiken. Dit maakt goed rapporteren makkelijker en consistent.

Het gebruik van sjablonen helpt om objectief en beknopt te rapporteren. Je hebt ook meer grip op de volledigheid en kunt gemaakte afspraken direct benoemen.

Omdat je als zorgmedewerker je rapportages tussen andere werkzaamheden door moet doen, is het fijn als je dit scherm makkelijk kunt openen. Als je in ons ECD bent ingelogd open je het rapportagescherm met één klik.. Dit helpt je om snel te rapporteren of zorgrapportages te lezen. Plan regelmatig tijd in om je rapportages bij te werken, zodat je niets vergeet.

Veelgestelde vragen over rapporteren in de zorg

  1. Waarom is het belangrijk om dagelijks (of regelmatig) te rapporteren? Goede rapportages houden je collega’s op de hoogte van bijzonderheden van de cliënt. Dit helpt om gepaste zorg te verlenen en draagt bij aan het welzijn van de cliënt.
  2. Hoe zorg ik ervoor dat mijn rapportages aan de AVG voldoen? De belangrijkste voorwaarde is toestemming van de cliënt (of diens wettelijk vertegenwoordiger), vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Zorg ook dat je kunt voldoen aan de rechten van de cliënt volgens de AVG, zoals recht op inzage, rectificatie, bezwaar, beperking van verwerking, vergetelheid en dataportabiliteit. Met het ZilliZ ECD kun je dit allemaal goed regelen!
  3. Is er ook een bewaarplicht? Ja, zorgdossiers moeten 20 jaar na de laatste rapportage bewaard blijven. De zorgorganisatie is verantwoordelijk voor deze bewaarplicht.
  4. Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn collega’s consequent rapporteren? Maak duidelijke afspraken binnen de organisatie. Ons ECD is ontwikkeld om zorgmedewerkers makkelijk te laten rapporteren. Via het scherm ‘Inzicht en controle op boekingen’ kun je nagaan of er rapportages geschreven zijn en of de zorg geboekt is.
  5. Hoe kan ik fouten in een zorgrapportage voorkomen? Fouten in rapportages zijn menselijke fouten. Zorg voor duidelijke protocollen en geef medewerkers de nodige training en ondersteuning om zorgvuldig te rapporteren.

Met deze tips en ons ECD maak je het rapporteren in de zorg eenvoudig en effectief. Heb je nog vragen of wil je weten hoe ons ECD jouw werk kan verbeteren? Plan een demo en ervaar het zelf!