Hoe kies je een ECD dat bij je past?

Een ECD kiezen doe je niet even tussendoor. In deze kieswijzer helpen we je een eind op weg. Met behulp van 6 stappen doorloop je het keuzeproces. We geven je tips waar je over na moet denken en welke vragen je kunt stellen.

Tip: Let op!

Deze kieswijzer leidt niet tot een advies voor een leverancier. Daarvoor is de situatie van elke zorgondernemer of zorgorganisatie te verschillend. Het geeft je wel handvatten om zelf op zoek te gaan. Als je daar vragen over hebt, neem dan gerust contact met ons op. Wij vinden het namelijk belangrijk dat een ECD goed werkt voor jouw organisatie. Misschien is dat het ZilliZ ECD, maar het kan ook een ander ECD zijn.

Stap 1

Stel het probleem vast

Deze stap draait om de reden dat je op zoek bent naar een ECD. Wat is het ‘probleem’ dat een ECD voor jou op moet lossen? Dat kan van alles zijn, maar helpt je bij het bepalen wat je nodig hebt om dit probleem op te lossen.

Stap 2

Stel het programma van eisen vast

Vanuit het ‘probleem’ kun je op zoek naar een oplossing. Waar moet een systeem aan voldoen om het probleem waar je nu tegenaanloopt op te lossen? Zet dit op een rijtje en je hebt een programma van eisen.

 

Stap 3

Betrek de juiste mensen

Wie gaan er met het programma werken en welke wensen hebben zij? Denk hier over na en betrek deze mensen bij het opstellen van een programma van eisen.

Stap 4

Kies het prijsmodel dat bij je past

Een ECD bespaart tijd en daarmee ook geld, maar brengt ook kosten met zich mee. Verschillende aanbieders hanteren ook verschillende prijsmodellen. Bepaal je budget en stel vast welk model het best bij jouw organisatie past.

Stap 5

Bedenk (en stel!) de juiste vragen

Intern stel je vragen om te bepalen waar het systeem aan moet voldoen, aan de leverancier stel je vragen die toetsen of het systeem ook aan deze eisen voldoet.

Stap 6

Maak een plan voor integratie

Heb je een keuze gemaakt dan volgt als laatste een plan van integratie. Hoe en wanneer wil je het systeem gaan gebruiken, en wat is daar allemaal voor nodig?

In zes stappen naar

een nieuw ECD

Stap 1. Stel het probleem vast

Deze stap draait om de reden dat je op zoek bent naar een ECD. Wat is het ‘probleem’ dat een ECD voor jou op moet lossen? Dat kan van alles zijn. Denk bijvoorbeeld aan onderstaande zaken.

  • Kostenbesparing
    Een ECD kost geld, maar kan je ook helpen om kosten te besparen. Kijk daarom of je met een ECD bijvoorbeeld tijd (en daarmee kosten) wint. Waaraan ben je nu veel tijd of geld kwijt? En kan een ECD je daarbij helpen?
  • Het werk stroomlijnen
    Wil je allemaal op dezelfde manier gaan werken? Wil je het werk stroomlijnen en makkelijker maken? Een ECD kan je helpen om efficiënter de administratie te verwerken.
  • Wettelijke verplichtingen
    Zijn er wettelijke verplichtingen waar je met je huidige systeem niet aan kunt voldoen? Zorg dat je goed weet welke dit zijn, dan kun je controleren of een ECD hier wél aan voldoet.
  • Er ontbreekt een functionaliteit in het systeem waarmee je nu werkt.
    Wil je bijvoorbeeld op locatie kunnen werken? Of wil je bij de gemeente kunnen declareren en kan dat nu niet? Oftewel, welke functies heb je nu niet, maar zou je wel willen gebruiken.

Stap 2. Stel het programma van eisen vast

Je weet nu wat het probleem is dat je wil oplossen. Dit brengt een aantal eisen met zich mee. Als het probleem is dat je nu niet kunt declareren, dan is jouw eis dat het ECD dit wel moet kunnen. Maar daarnaast zijn er altijd nog andere dingen die je fijn of belangrijk vindt. Zet die dingen voor jezelf op een rijtje. Dat rijtje noemen we een programma van eisen.

De volgende vragen helpen je om te bedenken wat er in je programma van eisen moet komen.

  • Welke problemen wil ik oplossen met een ECD?
    Hier heb je over nagedacht bij stap 1. Dit is een belangrijk onderdeel van je programma van eisen.
  • Op welke manier werk ik?
    En hoe kan een ECD ervoor zorgen dat dit beter, fijner of makkelijker gaat? Wat heb je daarvoor nodig? Verwacht ik dat ik in de toekomst anders ga werken, wat moet een ECD dan kunnen om mij te helpen?
  • Welke functies vind ik belangrijk of fijn om te hebben?
    Bijvoorbeeld: ik wil een cliëntportaal zodat mijn cliënten mee kunnen kijken in hun dossier, of ik wil graag rapportages inspreken.
  • Wat vind ik belangrijk aan een ECD?
    Wil je makkelijk vanuit één scherm werken, een ‘alles-in-één’ programma, of juist werken met losse modules? Of is jouw manier van werken en/of vakgebied erg uniek en heb je maatwerk nodig? etc.
  • Op welke termijn wil ik een ECD in gebruik hebben?
    Hoeveel tijd heb je beschikbaar voor het kiezen en implementeren van een ECD. Dit is belangrijk om mee te nemen wanneer je met leveranciers van ECD’s in gesprek gaat.

Stap 3. Betrek de juiste mensen

Het is belangrijk om de juiste mensen mee te laten denken. Zorgmedewerkers kijken bijvoorbeeld heel anders naar een ECD dan administratieve medewerkers. Daardoor zullen ze ook andere wensen hebben. Leg je programma van eisen aan hen voor en vraag wat zij ervan vinden. Met behulp van hun aanvullingen krijg je een compleet plaatje. Betrek hen ook zodra je een leverancier op het oog hebt. Laat hen bijvoorbeeld aanschuiven bij demo’s of vragen stellen.

Ben je een zorgondernemer en werk je in je eentje? Dan is het belangrijk om zelf met verschillende petten te kijken naar een ECD. Wat vind je belangrijk op de werkvloer? Wat vind je belangrijk aan de administratieve kant?

Daarnaast is het in alle gevallen handig om jouw cliënten erbij te betrekken. Die hoef je natuurlijk niet het hele programma van eisen te laten zien of uit te nodigen voor een demo. Maar, je kunt ze wel vragen wat zij fijn vinden. En of zij nog specifieke wensen hebben. Dit levert soms verrassende ideeën op.

Stap 4. Kies het prijsmodel dat bij je past

Ook al kan een ECD je tijd (en dus geld) besparen, je moet er wel voor betalen. En daar heb je budget voor nodig. Bedenk voor jezelf wat jouw budget is. Wat kun en wat wil je uitgeven aan een ECD?

Je hebt vast al gezien dat er verschillende prijsmodellen zijn. Bij het ene ECD betaal je per cliënt, bij de ander per gebruiker of per module. Dat maakt het lastiger om prijzen te vergelijken. Het helpt vooral als je hier goede vragen over stelt aan de leverancier.

Bij ZilliZ betaal je een vast bedrag per maand per cliënt. Zo groeit ZilliZ mee met jouw organisatie. Als je wilt weten hoeveel ZilliZ kost voor jouw organisatie, maak dan gebruik van onze handige rekenhulp.

Stap 5. Bedenk (en stel!) de juiste vragen

Om erachter te komen of een ECD bij je past, moet je vragen stellen. Die vragen stel je aan de leverancier, maar ook aan bestaande klanten die een review kunnen geven.

Hieronder vind je een aantal onderwerpen waarover het belangrijk is dat je vragen stelt.

Aan de leverancier

  • Hoe voldoen zij aan jouw programma van eisen? Vraag gerust om een demo om te zien hoe het ECD er in jouw situatie uit zal zien.
  • Wat ga jij gaan betalen? En is dat een vaste prijs of kan hier iets aan veranderen?
  • Ondersteunt dit ECD je bij de wettelijke verplichtingen waar jij aan moet voldoen?
  • Wat zijn de plannen voor de toekomst?
  • Welke functionaliteiten komen er nog bij? Hoe ziet de helpdesk en de klantenservice eruit? Is dit een manier die past bij hoe jij geholpen zou willen worden?
  • Hoe ziet het proces eruit als je het ECD wil gaan gebruiken? Hoe helpen ze jou bij het goed invoeren in de praktijk?

Aan de klanten van de leverancier

  • Wat vinden ze van de service van deze leverancier?
  • Wat vinden ze van prijs/kwaliteit verhouding van dit ECD?
  • Hoe hebben zij leren werken met het ECD? Hadden ze het snel onder de knie?
  • Wat vinden ze minder goed aan dit ECD?
  • Waar zij ze erg enthousiast over?

Stap 6. Maak een plan voor integratie

Werd je enthousiast van de antwoorden op je vragen? Dan heb je misschien het juiste ECD gevonden! Als dat zo is, dan moet je nadenken over de integratie ervan. Daarmee bedoelen we hoe je het ECD in de praktijk wil gaan gebruiken. En wanneer je dat zou willen.

Als je een plan maakt voor integratie denk je na over wat je nodig hebt. Maar ook wanneer je dat nodig hebt en of dat haalbaar is.

Voordat je een ECD kunt gebruiken, moet de software namelijk eerst voor jou ingericht worden. Dit doe je vaak samen met de leverancier. Daarnaast moet jij, en de andere medewerkers, leren hoe je werkt in het ECD. Een training, uitleg, workshop, net wat bij jou of jullie past. Misschien moet je ook wel laptops of tablets aanschaffen. Dan moeten die ook geïnstalleerd worden.

Al deze zaken schrijf je op in het integratieplan. Zo heb je voor jezelf duidelijk wat je moet regelen voordat je aan het werk kan met het ECD.

Aan de slag!

Dankzij de keuzehulp ben je hopelijk een stap dichterbij het kiezen van het juiste ECD voor jouw organisatie. Heb je vragen over het ZilliZ ECD, of over het kiezen van een ECD in het algemeen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder!

Ik heb vragen Ik wil een vrijblijvende demo